Oprettelse og gennemførelse af et budget er af afgørende betydning for enhver virksomhed eller organisation. Forberedelse af et kapitalbudget er nødvendigt for at øge overskuddet og minimere omkostningerne. De fleste virksomheder og organisationer planlægger typisk et budget i en 12-måneders periode, hvilket gør det muligt for ledelsen at se på det større billede. Et kapitalbudget adskiller sig fra et kortsigtet budget, idet det tager et kig på langsigtede investeringer, der undersøger køb eller opgradering af anlægsaktiver som bygninger, maskiner og udstyr.
Identificere finansielle mål, der klart definerer organisationens kapitaludviklingsmål. Inkluder tidsrammen for at nå disse mål. Prioriter behovene, og bestem derefter, hvordan finansieringen af disse behov vil påvirke budgettet. Før de udarbejder et endelig budget, bør ledere overveje, hvilke foranstaltninger der kan træffes for at forbedre ydeevnen på bestemte områder, især når det uventede sker.
Tilskyndelse til specifikke finansieringsprioriteter. Tage i betragtning, at der ikke vil være nok penge til at finansiere hvert hovedprojekt på din organisations ønskeliste. Arbejd med andre medlemmer i finansudvalget med at fastlægge evalueringskriterier for tildeling af prioriteter. For eksempel kan behovet måles ved den aktuelle tilstand eller anvendelser af fysiske aktiver som bygninger og udstyr. På den anden side kan overvejelser om visse projekter være baseret på sundheds- og sikkerhedsfaktorer eller samlet gavn for samfundet.
Indsamle de data, der er nødvendige for at vurdere finansieringen af kapitaludgifterne. Analyser årsregnskaber inklusive resultatopgørelse, balance og opgørelse over pengestrømme for at få en bedre ide om organisationens langsigtede økonomiske sundhed. Finansiering af kapitaludgifter betyder at betale yderligere penge i renter. Selvom det normalt ikke er en klog beslutning for en organisation at finansiere hele sin gæld, kan betalende penge påvirke pengestrømmen ved væsentligt at reducere driftskapitalen.
Overvej muligheden for eventuelle investeringer, såsom nybyggeri, større renoveringer eller nyt udstyr først ved at se på, hvor længe det vil tage at genoprette omkostningerne ved større investeringer. Undersøg andre alternativer, og overvej om projektets omkostninger er berettigede, eller om der er måder at reducere disse omkostninger på. Endelig afgøre, om investering i et bestemt kapitalprojekt vil øge værdien af organisationen som helhed. Husk på, at du måske må forsvare budgetbeslutninger til andre i organisatorisk hierarki.
Udkast til et forslag til budget, der tildeler ressourcer ved at vurdere resultaterne af tidligere projekter i alle langsigtede planlægningsindsatser. Da de fleste kapitalprojekter tager år at udvikle, bruges år-til-år sammenligninger ofte til at evaluere resultaterne. Beslutningen om at investere i nye projekter eller aktiver afhænger ikke kun af langsigtede omkostninger til finansiering af projektet, men afhænger også af det pengestrømme, et projekt forventes at generere i de kommende år. Budgettet skal i detaljer skitsere, hvordan de enkelte kapitalkostnader vil blive finansieret. En solid udgiftsplan skal vise, hvordan penge vil blive afsat til forbedringer, som anbefales.
Mål fremskridt ved regelmæssigt at overvåge driften i regnskabsåret. Kapitalprojektplanlægning drejer sig lige så meget om måling af resultater, som det handler om at evaluere og udvælge kapitalprojekter. Projekter skal udfyldes inden for tidsrammen og i overensstemmelse med de skridt, der er beskrevet i budgettet.
Tips
-
Hver afdeling inden for en organisation skal definere sine målsætninger og metoder til rapportering af fremskridt. Hovedformålet med at udvikle et kapitalbudget er at etablere en klar sammenhæng mellem individuelle afdelingsmål og organisationens generelle mission.
Selv om kapitalbudgettering fokuserer på langsigtet planlægning, skal fremskridtene måles rutinemæssigt, uanset om det er dagligt, ugentligt eller månedligt.
