Virksomhedskorrespondance er typisk kortfattet og velorganiseret, med forfatterens tanker præsenteret koncist nok til at passe på en side. Der er dog tidspunkter, hvor meddelelsen du skal overføre kræver to sider. Korrekt formatering af den anden side af dit forretningsbrev sikrer, at læseren ikke overser dine endelige tanker.
Formatering af overskriften til anden side
Den anden side header format du vælger er op til dig, men det skal altid indeholde mindst det fulde navn på den person, som brevet er skrevet til. Overskriften på anden side kan også indeholde sidenummer og datoen for brevet.
Nogle forfattere foretrækker at bruge en enkelt linje på den anden side af deres forretningsbrev. Dette kaldes vandret format. F.eks. Skriver de adressatens navn på den øverste venstre margen, centrerer sidenummeret og indtaster den dato, der er berettiget til den højre margen. Ved hjælp af dette format ser det næsten ud til, at du opretter tre kolonner.
En anden måde at formatere den anden side på er at bruge blokformatet, hvilket betyder at du indtaster adressatens navn på den øverste linje under en-tommers margin og derefter indtaster sidenummeret på den næste linje og datoen på den tredje linje. For eksempel:
Mr. Davey Jones
Side 2
1. oktober 2018
I stedet for at bruge den retjusterede margen, skal du blot trykke forbi midten af siden næsten til højre margen. Når læserne ser på den anden side, er det første, de ser, deres navn, sidenummer og datoen. På denne måde dækker det hæftede område ikke overskriften på den anden side, hvis du vælger at hæfte den første og anden side.
Når du har overskriften på plads, skal du forlade tre blanke linjer, før du medtager resten af din virksomhedsbogstav. Sørg for at have nok tekst til at retfærdiggøre en anden side. Hvis du kun har en ekstra linje eller to, skal du prøve at skære dit brev for at passe på en side. Sørg også for, at du ikke starter den anden side af dit brev midt i en sætning. Start om muligt et nyt afsnit på den anden side, så dit brev flyder bedre.
Oprettelse af anden side margen
Hvis du har et forretningsskrift på to sider, vil du måske hæfte de to sider sammen. Det er dog acceptabelt, hvis du blot folder de to sider i dit brev, så de passer ind i konvolutten. Hvis du hæfter siderne, ved læserne naturligvis, at der er mere til din besked end indholdet på den første side. Men hvis du vælger ikke at hæfte, skal du sørge for at starte din formatering langt nok fra den øverste kant af den anden side, så læseren indser, at den anden side er lige så vigtig som den første. En tomme margin fra toppen af siden er sædvanlig. Det er her du begynder den anden side overskrift.
Få modtagerens oplysninger ret
Fordi den anden side i din virksomhedsbogstav indeholder adressatens navn, er det afgørende, at du har adressatens navn stavet korrekt på første side af brevet, efterfulgt af hendes korrekte titel og postadresse. På den første side af dit virksomhedsbrev følger adressatens oplysninger den dato og din returadresse.
Hvis du er usikker på stavningen af en af adressatens oplysninger, skal du kontrollere virksomhedens hjemmeside eller ringe til firmaets sekretær eller receptionist. Du må ikke risikere forlegen dig selv og muligvis krænke modtageren ved at bruge forkerte eller forældede oplysninger.
