Sådan planlægger du en banebrydende ceremoni

Planlægning af en banebrydende ceremoni kan være forholdsvis let eller meget vanskeligt, afhængigt af årstiden, typen og antallet af individer, der er involveret, og det lokale presses samarbejde. Nedenfor er nogle tips til planlægning af en vellykket banebrydende ceremoni.

Forplanlægning af banebrydende ceremoni-programmet

Etablere en dato og klokkeslæt for ceremonien. Vær sikker på at huske tilgængeligheden af de repræsentanter, der skal involveres.

Indstil programmet til arrangementet.

Lav en liste over alle de personer, der skal inviteres. Det kan omfatte by, amt og endda statslige og føderale embedsmænd; det lokale handelskammer og økonomiske udviklingsgrupper; ledere af virksomheden eller organisationen, for hvilken banebrydende forekommer og den lokale presse.

Udvikle en beredskabsplan for dårligt vejr. Dette kunne omfatte en kort ceremoni udenfor for embedsmænd til at grave den første skovl af snavs med resten af ceremonien, der blev afholdt i en nærliggende indre placering eller i et teltområde. Hvis vejret forbyder nogen udvendig ceremoni, skal du beslutte, om du skal flytte ceremonien til et regn-dato alternativ eller fjerne den ceremonielle grave og holde alt på en indvendig placering.

Bestem den bedste måde at udvide arrangementets invitation til. Hvis arrangementet er lukket for offentligheden, inviter deltagerne via mail, telefon eller direkte email. Hvis den er åben for offentligheden, kan der også udbydes invitationer i den lokale avis og offentliggøres i public service-meddelelser om radio og tv.

Ring for at bekræfte at datoen og klokkeslættet for ceremonien er på skemaet for hver person, der er på programmet. Vær sikker på, at alle, der bliver bedt om at tale eller gøre noget for arrangementet, forstår deres roller inden for programmet og den tid, de skal tale.

Hold styr på alle RSVP'er til logistikformål. Hvis en programhøjttaler skulle falde ud i sidste øjeblik, skal du have en alternativ højttaler i tankerne for at tage hende og træffe de nødvendige arrangementer så hurtigt som muligt.

Forberedelse til ceremonien

Ring lokale handelskammer eller økonomisk udvikling gruppe for at finde ud af, om de har et banebrydende kit. De fleste organisationer af denne type vil have reb eller bånd til at markere off site såvel som en gylden (eller anden farvet) skovl og hardhat til ceremonien. De vil typisk give dem gratis for medlemmer af deres gruppe. Hvis disse ting ikke er let tilgængelige, skal du bestemme, hvordan du får hvad du vil eller har brug for alene.

Etablere et budget for arrangementet. Hvis der ikke er noget budget, skal du bestemme, hvordan du får de donationer, der er nødvendige for at få ceremonien til at ske som planlagt.

Beslut om dekorationer, hvis de skal være nødvendige. Husk både de oprindelige og beredskabsplaner. Få dem til stede mindst en time før begivenheden begynder.

Arranger for forfriskninger og papirvarer, hvis det er relevant. Hvis ikke, sørg for, at der som minimum er ferskvand til rådighed for programhøjttalerne.

Arrangere for plads til både indendørs og udendørs alternativer. Hvis plads ikke er muligt for alle på grund af målgruppens størrelse eller hvor arrangementet afholdes, skal du sørge for, at pladsen er strenge for programdeltagere og andre dignitarier. Bestem om der vil blive tildelt siddepladser. Hvis det er tilfældet, lav et siddende diagram, så alle involverede i ceremonien ved, hvor programdeltagere og andre dignitarier vil blive siddende.

Arranger for et telt, hvis det er nødvendigt. Sørg for, at det er op og på plads et par timer før arrangementet er planlagt til at begynde.

Arrangér for et lydsystem, hvis man er påkrævet. Sørg for at den er sat op og testet, før ceremonien er indstillet til at begynde.

Arrangér for affaldsbeholdere, hvis det er relevant. Sørg for at de er ubemærket på plads før begivenheden begynder.

Lav navneord for alle dignitarier, der deltager i arrangementet, så de let kan identificeres. Arranger for nogen at hilse på dem, når de ankommer og sætte dem.

Markér udgravningsstedet med reb eller flag for at lade folk vide, hvor de skal hen. Arranger en plastikdæmpningspude, hvis stedet er mudret for at forhindre skade på deltagernes sko.

Sørg for, at alle deltagere i graven har en hård hat. Vær opmærksom på, at sådanne hatte kan være nødvendige for alle deltagere, hvis ceremonien finder sted inden for et bestemt hårdtsområde.

Gennemførelse af ceremonien

Sørg for, at alle deltagere er på deres tildelte steder inden ceremonien begynder. Vær sikker på at de forstår deres parametre og den tid, de skal tale.

Ring deltagere til at bestille før ceremonien begynder. Velkommen alle til ceremonien og introducer den første taler, når det er tid til at begynde. Skitsere eventuelle logistiske krav som forfriskningssted eller lokalisering af toiletter.

Tag billeder af arrangementet efter behov. En anden mulighed er at arrangere at få kopier af billeder taget af pressen.

Bevar strømmen af programmet fra begyndelsen til afslutningen. Hvis det er nødvendigt, skal du træde ind og samtidig tale for at holde programmet på rette spor eller til at dække for enhver manglende deltager.

Pas på oprydning, når arrangementet er afsluttet. Sørg for at alt papirkurven er afhentet, og at webstedet returneres til den betingelse, det var før begivenheden begyndte.

Elementer du skal bruge

Liste over lokale pressemedlemmer
Liste over by-, amt-, stats- og føderale repræsentanter
Invitationer
Rope for at markere off site
Skovl
Hardhat til deltagere
Kamera
Dekorationer
Forfriskninger
Site mark off udstyr
Navneskilte
Bord og stole
Podium med lydsystem
Telt

Tips

"Stedet" svarer til det banebrydende sted. Den eneste tid, der kan ændre sig, er på grund af målestørrelser eller vejrforhold. Det kan være umuligt at få alle ønsket på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt, så skyde for en dato og klokkeslæt, der opfylder de involverede tidsplaner. Banebrydende ceremonier omfatter typisk en ceremoniel grave af den første skovl af snavs. De kan også indeholde bemærkninger fra borgmesteren eller andre by-, stats- eller føderale embedsmænd, handelskammeret eller ledere for økonomisk udvikling, og embedsmænd fra virksomheden eller organisationen, der holder banebrydende. I de fleste tilfælde er det bedst at forsøge at arbejde uden et offentligt adressesystem på grund af besværet og omkostningen involveret i at sætte en op. Hold forfriskninger enkle, som kage og slag. De fleste involverede i arrangementet har stramme tidsplaner og har ikke tid til lange buffeter eller middage. Sørg for at de er på plads mindst en time før begivenheden begynder. Brug kun navnemærker, hvis de er nødvendige. Hårde hatte kan ofte lånes fra lokal industri, hvis midler ikke er tilgængelige for køb. Vær altid rede til at træde ind og gøre alt, hvad der kræves for at sikre et vellykket resultat. Tak deltagerne for at komme enten mundtligt eller skriftligt.