Et firma, der sælger produkter eller har behov for forsyninger med jævne mellemrum, skal have en indkøbsenhed eller kontaktpunkt. Den ansvarlige for denne proces kaldes en indkøbsagent. Inden du bestiller lager for en virksomhed, er det vigtigt at forstå det grundlæggende i bestillings- og indkøbsprocessen.
Evaluering
Et af de første trin i ordre- og indkøbsprocessen er at evaluere de ting, som virksomheden måtte købe. En forsigtig køber er bekymret over kvaliteten, når det gælder lagerbehov. Han er ansvarlig for at sikre, at virksomheden ikke modtager et dårligt fremstillet produkt eller det forkerte råmateriale. Så køberne bestiller typisk prøvematerialer, produkter og forsyninger for at sikre, at de opfylder virksomhedens kvalitetsstandarder.
Opret aftale
Når købsrepræsentanten beslutter sig for en udbyder og de nødvendige produkter, er det næste skridt at forhandle om en salgsaftale. I salgsaftalen er køber og distributør enige om en prisrabat for varebeholdninger og betalingsbetingelser. For eksempel betyder "netto 30", at betalingen forfalder 30 dage efter fakturadato. Aftalen indeholder også betingelser og regler for afkast, udveksling og betaling for fragtomkostninger.
Indsend indkøbsordre
Det næste skridt er, at køberen sender forhandler, grossist eller producent en købsordre. Købsordren er en forpligtelse til at købe varer, så længe modtageren leverer. Indkøbsordren beskriver de nøjagtige varer, som køberen ønsker for lagerbeholdningen og adressen til forsendelsen. Det indeholder også et købsordrenummer, kontonummer (tildelt af distributøren eller producenten) og et resumé af de vilkår, som begge parter har aftalt.
Betalingsfaktura
Distributionsselskabet modtager og behandler købers købsordre. Efter afsendelse af varerne til køberen udsteder distributøren en faktura for at anmode om betaling. Fakturaen indeholder købsordrenummeret, kontonummeret, adressen på køberen, en beskrivelse af de afsendte varer og det samlede beløb, der skal betales. Fakturaen indeholder også udstedelsesdatoen og vilkårene (f.eks. Netto 30, forfalden inden for 30 dage), så køberen kan indsende betaling til tiden.
