Ja, du lærte at gøre dette i grundskolen - eller gjorde du det? I den virkelige verden er der præfikser til navne at overveje, tal i firmanavne og andre virksomheder, der kun er kendt af akronymer af deres tidligere navne. Pludselig bliver arkivering alfabetisk lidt mere kompliceret. For ikke at "tabe" en fil, der er et sted, men ikke hvor du først troede, har du brug for et system. Hvis du deler disse filer med andre, skal systemet være let og nemt kommunikeret. Arkivering foretages af enheder. Den første enhed er som regel en persons efternavn. Hvis to personer deler samme efternavn, går du videre til den anden enhed, hvilket er deres fornavne. Hvis de deler begge, går du videre til den tredje enhed, som f.eks. Et mellemnavn eller en initial.
Transponere navne på enkeltpersoner, når du arkiverer ved hjælp af følgende system: Efternavn, Fornavn eller Start, Mellemnavn eller Start. For eksempel vil John Q. Public blive arkiveret som "Public, John Q."
Tilføj præfiks til efternavne til efternavnet for at lave et ord og en fil i alfabetisk rækkefølge. For eksempel vil John Q. De Public blive arkiveret som "DePublic, John Q."
Fil et forvirrende navn som det er skrevet, når du ikke kan skelne mellem for- eller efternavn. For eksempel ville Jon Q. John blive arkiveret som "John, Jon Q."
Kombiner bindestreger og sammensatte efternavne for at danne en enhed og fil på passende måde. For eksempel vil John Q. Doe-Public blive arkiveret som "Doe-Public, John Q."
Filtitler, der er en indbygget del af et navn og i mangel af efternavn som den første enhed. For eksempel kan Saint John Q. blive arkiveret som "Saint, John Q."
Fil navne med titler med titlen som den sidste enhed. Således vil far John Q. Public blive arkiveret som "Offentlig, John Q., Fader."
Filér andre titler og navne som f.eks. Sr., Jr., Mrs., eller Ph.D. som den sidste enhed. For eksempel vil John Q. Public, Jr. blive arkiveret som "Public, John Q. Jr."
Fil firmanavne, der begynder med en titel som skrevet. For eksempel "Dr. Pepper Bottling Company "skal først indleveres som" Doctor ", derefter ved" Pepper "osv.
Fil alle forkortelser i navne som om de var stavet ud. Eksempler omfatter "Saint" for St., "Fort" for Ft. og "Manufacturing" for Mfg.
Filer en virksomhed som skrevet med to undtagelser: Hvis navnet er en persons navn, filen ved efternavn først, eller hvis firmanavnet er så velkendt, at det efter forordningen vil forårsage forvirring. Således vil John Q. Public Company blive arkiveret som "Public, John Q. Company." Men Marshall Fields Company ville blive arkiveret som "Marshall Fields, Company."
Fil et firmanavn lavet af to eller flere efternavne som skrevet, med hvert navn betragtes som en diskret enhed. Således vil virksomheden "Public, Doe & Jones" blive indgivet som "Offentlig", så som "Doe" og endelig som "Jones".
Filér et firmanavn dannet ved bogstaverne, med hver bogstav som en anden enhed. For eksempel vil "WOW Fun" blive arkiveret i rækkefølgen "W", derefter "O" og derefter "W." "Sjov" ville være den sidste enhed.
Fil ethvert selskab med besiddende eller flertallige apostrofer som om de var fraværende. For eksempel vil "Men's Club" blive indleveret som "Herre" og derefter "Club".
Se bort fra artikler, sammenhænge og præpositioner ved arkivering, medmindre artiklen, sammenhæng eller præposition er en indbygget del af navnet. For eksempel vil slutningen af en lang dag blive indleveret som "End", "Long" og Day. "Stanford Cardinals vil dog blive arkiveret som" The "," Stanford "og endelig" Cardinals. "En anden undtagelse er når præpositioner begynder et navn. Sangen "Under the Boardwalk" vil blive arkiveret først under "Under" og derefter under "Boardwalk".
File numeriske navne som om de var stavet ud og give tal på mere end to cifre deres korrekte numeriske værdi. For eksempel vil "900 Club" blive indgivet først under "Nine", derefter under "Hundred" og endelig under "Club".
Tips
-
Hvis en filplacering er noget forvirrende - som i de to fornavnssituationer - indsæt en dummy-fil eller et farvet ark papir, der refererer til den anden mulighed.
Advarsel
Medmindre du vil bruge en time eller så på udkig efter en fejlfil, skal du genopfylde dine filer korrekt. Ethvert arkiveringssystem er ubrugeligt, hvis det ikke anvendes konsekvent.
