Kortlægning af forretningsprocesser giver virksomhedsledere mulighed for at afklare, hvordan processer rent faktisk udføres. Det afslører problemer som flaskehalse og variation i, hvordan processen udføres af forskellige grupper eller enkeltpersoner. Ledere kan også finde ud af, om den måde, processen faktisk udføres på, adskiller sig fra den måde, den skal gøres på. Oprettelse af et proceskort, også kaldet et flowchart, er en vigtig del af Six Sigma-processtyring og -forbedring, men kan være gavnlig, selv uden den fulde ramme for Six Sigma.
Indsamle oplysninger fra personer, der rent faktisk udfører processen om, hvordan det gøres. Sørg for at finde ud af om trin varierer under forskellige omstændigheder eller for forskellige personer. Fokuser på, hvordan processen er i færd med at blive gjort, ikke på hvordan det skal gøres.
Bestem hvilken type proceskort der skal oprettes. Et flowoversigt over grundlæggende aktiviteter viser strømmen af trin i processen, herunder beslutningspunkter, mens et implementeringsflowkort også klart viser inddragelse af forskellige grupper eller personer. For sidstnævnte skal du oprette kolonner for hver enkelt person eller gruppe og tegne hvert trin i den relevante kolonne for at angive, hvem der udfører trin.
Start dit forretningsproceskort ved at tegne et ovalt eller afrundet rektangel, standard symbolet for startpunktet. For et aktivitets flowchart skal du trække startpunktet øverst til venstre på siden på dit papir eller software side. For et implementeringsdiagram tegner du det øverst i den relevante kolonne.
Mærk startpunktet med en sætning, der angiver, at det er startpunktet, f.eks. "Opkald kommer ind" eller endda bare "Start". Hvert af dine trin vil blive mærket på denne måde, og skal indeholde et verb for at repræsentere en handling, der er taget.
Opret hver af processtrinene ved at tegne et rektangel og mærke det. Hvert trin skal have sin egen repræsentation. Du må ikke kombinere trin i en form ved hjælp af ordet "og" for at forbinde mere end ét verb eller en handling.
Forbind trinene med pilene, der viser procesflowets retning. Det er okay, hvis dit kort brydes over flere linjer for at passe på siden; pilene gør strømmen tilsyneladende uanset trinets fysiske arrangement.
Brug en diamantform til at repræsentere et beslutningspunkt, når det næste trin afhænger af en bestemt omstændighed. For eksempel vil et proceskort til en online indkøbskurv have et beslutningspunkt, der repræsenterer kundens valg at betale med kreditkort eller ved hjælp af PayPal.
Angiv de trin, der følger et beslutningspunkt ved at oprette de rektangulære symboler og mærke dem og tilføje pilene for at vise processtrømmen. Mærk hver af de pile, der fører fra beslutningspunktet, for at præcisere den tilstand, der fører til at følge den vej. I vores nuværende eksempel skal du bruge etiketten "PayPal" til den ene pil og "kreditkort" til den anden.
Tilføj en endelig oval eller afrundet rektangelform, der er mærket "End" som det sidste trin for at indikere slutningen af processen.
Gennemgå dit proceskort for at sikre, at det læser korrekt. Har også et par personer, der udfører processen, gennemgå det for at sikre, at det præcist viser, hvad de gør.
Tips
-
Programmer som Microsoft Visio har specielle funktioner til oprettelse af proceskort, men også andre grafiske programmer eller PowerPoint kan bruges. Når du først samler oplysninger om processen, skal du skrive hvert trin på en lille notat og derefter arrangere dem for at vise procesflowet. Denne metode kan være lettere end at forsøge at oprette proceskortet på en gang fra starten. Hvis din proces indebærer mange hånd-offs mellem grupper eller enkeltpersoner, kan du bruge et implementeringsflowkort til eksplicit at illustrere involvering af forskellige parter.
