Sådan sporer du træning i Microsoft Office

Træning er hjertet i enhver forretningsoperation. Uanset om du læser kundes hilsen og service eller bruger avanceret teknologi, har virksomheder, der er forpligtet til at træne, mere effektive og produktive medarbejdere og leverer bedre kundeservice end dem, der ikke gør det. Nogle erhvervskategorier har lovligt oplyst træningskrav. Microsoft Office Suite har to muligheder for sporing af medarbejderuddannelse: Microsoft Excel eller Microsoft Access. Excel-systemet kan implementeres af alle med grundlæggende regneark-oplevelse. Adgang giver dog mere sofistikerede metoder til rapportering og sporing.

Excel

Lav en liste over de træningssessiontitler, som medarbejderne forventes at gennemføre. På et nyt regneark skal du indtaste disse kolonneoverskrifter: "Fornavn", "Efternavn" og emne eller sessionsnavn i hver efterfølgende kolonne ved at bruge så mange som nødvendigt. En kolonne for et medarbejdernummer eller en anden identifikator kan også tilføjes. Vælg kommandoen "Udskriv titler" fra gruppen "Sideopsætning" på båndets "Side layout" -fanen og opret "Titel" rækken. Indtast "$ 1: $ 1" i feltet "Title Row".

Indtast navnene på alle medarbejdere og eventuelle identifikationsnumre i de relevante kolonner.

Vælg celle "A1", og hold den venstre museknap nede, træk for at markere alle rækkerne og alle de kolonner, i hvilke data der skal indtastes. Vælg kommandoen "Format som en tabel" i "Styles" gruppen på fanen "Home". Bekræft feltet "Data Range" og kryds af feltet "My Table has Headers".

Vælg alle de rækker og kolonner, i hvilke træningsdatoer der skal indtastes. På fanen "Home" skal du vælge det foretrukne datoformat i rullemenuen "Generelt" i gruppen "Antal". Gem regnearket.

Indtast den relevante dato i den rigtige kolonne og række, når en medarbejder gennemfører den nødvendige uddannelse. Ved hjælp af formatet "Bord" kan du sortere enkeltklik efter kolonne, når du udarbejder rapporter. Gem regnearket efter hver ny dataindtastning.

Adgang

Opret en ny Access-database. Omdøb "Tabel 1" som "Medarbejderuddannelsesoptegnelse" eller et foretrukket alternativt navn. Åbn "Table Design View" fra "View" -gruppen på fanen "Home". Det første felt, "ID", er som den primære tast som standard. Adgang vil automatisk nummer dette felt eller ved hjælp af panelet "Feltegenskaber", kan du oprette en maske eller anden formatering, der opfylder dine forretningsbehov, f.eks. Tilføjelse af medarbejder-ID-numrene.

Indtast disse feltnavne og andre felter for at indfange ønskede data, f.eks. "Fornavn", "Efternavn", "Træningsemne" eller "Dato afsluttet". Andre felter, der kan optages, kan omfatte "Karakterer", "Ydeevne" og "Noter eller Kommentarer." Indstil de relevante datatype og format egenskaber. Husk at vælge "Date / Time" for "Date" -datatypen.

Gem bordet. Skift til "Table View" i "View" -gruppen på fanen "Home".

Vælg "Form Wizard" fra "Forms" gruppen på "Create" fanen for at åbne design dialogboksen. Vælg hvert ønsket "Tilgængeligt felt" fra den venstre kolonne, og flyt til kolonnen "Udvalgt felt" ved at trykke på knappen ">" for individuelle felter eller ">>" for at flytte alle felterne ad gangen. Klik på knappen "Næste".

Vælg det ønskede layout for formularen i dialogboksen "Layout". Klik på knappen "Næste". Navngiv "Formularen" i den næste dialogboks eller hold standardmatchen til tabelnavnet. Beslut om at acceptere den guiden-designet formular eller ændre designet. Hvis du ændrer formularen, skal du klikke på knappen "Næste". Hvis du bruger standarddesignet, skal du klikke på knappen "Udfør". Gem formularen.

Udfyld dataene for hver medarbejder og træningssession, når oplysningerne er tilgængelige. Brug "Form" -visningen til dataindtastning og "Tabel" -visningen for at filtrere data og oprette rapporter. Records gemmes automatisk, når dataene indtastes.

Tips

Excel giver mulighed for enkle søgninger og rapporter udelukkende baseret på sortering. Adgang giver mulighed for sofistikeret registrering og rapportering, hvilket gør det muligt for flere filtre at oprette rapporter efter medarbejder, træning eller andet felt eller dataselektion. Adgangsfeltnavne kan ikke have mellemrum; Opret en almindelig sprogtekst til hovedrapportkolonner. F.eks. Kan et "TrainingSessionName" -felt blive overskrevet "Training Session" for rapporter.