At bryde gamle vaner eller lære nye er svært for nogle mennesker. Dette kan være udfordrende på arbejdspladsen, hvis medarbejderne har haft den samme rutine i lang tid og er ubehagelige med alt, hvad de opfatter for at være forstyrrelser --- eller endda trusler --- til jobsikkerhed. Deres vilje til at tilpasse sig forandringen afhænger i vid udstrækning af, hvordan ændringer bliver præsenteret for dem i skriftlige politikker og procedurer.
Bestemmelse, hvis ændring er nødvendig
Et populært aksiom tyder på, om noget ikke er brudt, det behøver ikke fastsættelse. På arbejdspladsen er det imidlertid et stagnerende miljø, der klamrer sig på den gamle måde at gøre ting på, bare fordi det kommer til at falde bag konkurrencen, hvis det ikke holder sig ajour med ideer, tendenser og teknologiske fremskridt, der kan hjælpe det med at fungere bedre. Disse omfatter faktorer som state-of-the-art udstyr, sammenlægning, outsourcing og endda nedskæring til bedre at håndtere ressourcer. Forud for at foreslå nye politikker og procedurer er det kritisk at vurdere, hvordan disse direkte og indirekte vil gavne virksomheden, hvor længe det vil tage for fuldt ud at integrere dem i eksisterende operationer og tankegangen, hvad de foreslåede ændringer vil koste, og hvad konsekvenserne vil være, hvis virksomheden gør slet ingenting.
Relevans og deltagelse
Mennesker af enhver alder kan ikke lide at blive fortalt, hvad de skal gøre, især hvis de tror, at de bliver beordret til at gøre noget uden en god grund. Hvis deres meninger om emnet ikke blev bedt om på forhånd, er der en større sandsynlighed for, at de vil lægge modstand, fordi de mener, at de beføjelser, der er - hvad enten det er forældre, ægtefæller eller chefer --- respekterer ikke dem. Hvis du f.eks. Vil have dit frontoffisionspersonale til at begynde at tage virksomhedssponsorerede spanske sprogklasser, skal de se sammenhængen mellem dette nye færdighedssæt og deres interaktioner med spansktalende kunder, der senere genererer flere forretninger, øger virksomhedens overskud og resulterer i løft, bonusser og højere provisioner. Selvom det ikke altid er praktisk eller tilrådeligt at sætte hver ny regel op til en udvalgsstemme, giver det løbende mulighed for tilbagemelding af medarbejdernes feedback og giver ledere bedre mulighed for at forudse deres arbejdstageres reaktioner på overgangspolitikker og -procedurer.
Levering af meddelelsen
Uanset om du introducerer en ny politik vedrørende kontorsikkerhed eller leverer træningsmaterialer om, hvordan du bruger et nyt udstyr, skal du ikke alene afgøre, hvordan oplysningerne skal pakkes og formidles, men også hvordan effektiviteten bliver målt. Hvis det er en politikændring, skal du f.eks. Bestemme, om det vil være i et memoformat, meddelt via e-mail eller få adgang til en intern hjemmeside, som medarbejderne rutinemæssigt tjekker for virksomhedsopdateringer og -meddelelser. Metoden du vælger afhænger af kontorets størrelse, problemets haster og arbejdernes evne til at tage ansvar. Hvis det er et proceduredokument, skal du beslutte, om det vil være tekstbeskyttet, tekst med grafik eller tekst med fotografier. Den tilgang du vælger vil være baseret på opgaveløsningens kompleksitet og materiale samt mållæsernes intellekt. Måling af den nye politik eller procedureens succes vil være kvantitativ eller kvalitativ baseret på kvartalsvise trin. En ny regel kan også prøves på basis af pilotprogrammer eller opdeles i mindre segmenter for gradvist at lette arbejderne i en anden rutine, i modsætning til en radikal ændring, der sker natten over. Eksempel: Overgangen til et "papirløst kontor" ville starte med, at medarbejdere lærte at anvende scanningsudstyr, reducere antallet af kopier, der fysisk blev arkiveret og derefter helt eliminere filskabe.
Konsekvenser
Når du annoncerer en ny politik, at "Casual Friday" bliver aflyst for at polere virksomhedens image, er din forventning, at medarbejderne vil se mere professionelle næste fredag du ser dem. Hvis de stadig klæder casually, er det enten et produkt af deres simpelthen at glemme, at den nye politik trådte i kraft (nogle gange kan lærekurven være langsom) eller en forsætlig beslutning fra deres side for at ignorere det. Hvis din skriftlige politik ikke indeholder nogen omtale af, hvordan den nye regel vil blive håndhævet, vil det være svært at få nogen til at tage det alvorligt. Ved udarbejdelse af et afsnit, der er relevant for konsekvenser, er det vigtigt, at du gennemgår sproget med en repræsentant fra HR og / eller en advokat for at sikre, at (1) disciplinen er passende, (2) disciplinen er i overensstemmelse med fagforeningslovgivning (3) Sproget er klart og let at forstå, og (4) Disciplinen er rimelig og vil ikke forstyrre arbejdsstrømmen. For eksempel kan en medarbejder være glad for at læse, at "enhver, der overtræder fredagsklæringen koden, vil blive sendt hjem med det samme for at ændre" (især hvis man går i arbejde i en time eller to, var præcis det, han ønskede alligevel).
