Er der noget mere forvirrende end at gå ind i et nyt kontor på din første arbejdsdag og har ingen anelse om hvad du skal gøre, meget mindre hvor du skal finde badeværelset? Med en lille planlægning (og en lang hukommelse om, hvordan det var at være en nybegynder selv), kan du designe en medarbejderorienteringsmanual, der gør første timers føle sig hjemme.
Identificer formål og anvendelsesområde for manualen. Er det at gå nybegynderen gennem den trinvise proces for at udføre specifikke opgaver? Er det at introducere hende til virksomhedernes historie og politikker, regler for passende adfærd og standardformer og procedurer i forbindelse med deltagelse, ferier og sygeorlov? Eller er det en kombination af begge?
Skitsere listen over emner, der skal behandles i håndbogen, og afgøre, om du vil skrive hele manualen selv eller delegere dele af den til det kyndige personale. Denne beslutning vil være baseret på jobets kompleksitet, og hvor ofte manualen skal opdateres for at holde trit med virksomhedens vækst og indførelsen af ny teknologi.
Indsamle og kopiere eksisterende dokumenter til optagelse i manualen. Disse vil omfatte sådanne emner som jobspecifikationerne for den nye medarbejders position, standardiserede formularer, virksomhedens missionerklæring og / eller seneste årsrapport, et organisationsdiagram, en kontorplan, en liste over medarbejdere sammen med deres titler og deres kontortelefon numre, seksuel chikane politikker, og måske en kopi af det seneste selskabs nyhedsbrev.
Bestem hvilke emner der skal skrives fra bunden af. For eksempel kan medarbejdere, der ikke kun er nye til virksomheden, men også nye til byen, sætte pris på en liste over nærliggende restauranter, butikker og posthuse. Hvis der er uskrevne traditioner, der ville være interessante for nybegyndere at vide, ville dette være et godt sted at nævne dem. F.eks. Er der måske en division potluck holdt en gang om måneden for at fejre fødselsdage, eller måske er der en yoga-klasse på stedet, der møder hver fredag i frokosttiden.
Få råd fra nogle af dine senest ansatte medarbejdere. Spørg dem, hvilke slags materialer det ville have været nyttigt at have på deres første dag, og hvordan de gik om at finde de oplysninger, de havde brug for.
Medtag et velkomstbrev fra medarbejderens tilsynsførende eller endog virksomhedens formand. Dette brev skal opfordre modtageren til at bidrage med ideer til manualen, hvis han ser måder at indholdet kan forbedres og / eller udvides.
Stave reglerne for, hvad der udgør passende kontoradfærd. Du vil muligvis inkludere forbud, f.eks. Ved at bruge kontortelefoner til personlige opkald, surfe på Internettet, sende eksterne e-mails eller køre et firmakøretøj til at køre ærinder. Hvis medarbejderens skrivebord eller kontor er i klart øje med virksomhedens kunder og besøgende, skal du også fastsætte regler for så vidt angår kunst, planter, skrivebordsartikler, fotografier, radioer osv.
Definer, hvad firmaets kjolekode er.
Organiser alle materialer i et 3-ring bindemiddel, der kan gives til medarbejderen på den første arbejdsdag.
Rekruttere ekstra par øjne for at korrekturlæse indholdet grundigt.
Medtag et afmeldingsark for medarbejderen at anerkende, at hun har modtaget orienteringsmanualen, og at hun vil være ansvarlig for at gennemgå alle materialer indenfor.
Tips
-
Da en medarbejderorienteringsmanual kan betragtes som et igangværende arbejde, kan du overveje at producere en onlineversion, som alle medarbejdere vil få adgang til og om nødvendigt opdatere deres minder om virksomhedspolitikker. Hvis det er praktisk, skal hver medarbejder i din organisation forberede individuelle desk manualer, der adresserer alle deres ansvar. Dette er ikke kun tilrådeligt at have til rådighed som et tidsbesparende træningsredskab, hvis / når de giver varsel, men tillader også midlertidigt personale nemt at udfylde, hvis medarbejderen tager en længere ferie eller er ude på sygeorlov.
Advarsel
Forlad aldrig afgørende skridt fra en forklaring på, hvordan du udfører en opgave. Selv noget som er så enkelt som at fortælle dem, hvor "på" knappen er placeret på et stykke maskineri eller hvor skuffen indeholder visse dokumenter, bliver meget værdsat af en nykommer.
