Hvad er budgetcyklus? Det er de forskellige faser af budgetplanlægning og implementering gennem forskellige budgetteringsperioder. Et forretningsbudget skrider typisk frem i faser, der i alt giver en komplet budget livscyklus. Uanset dens fokus begynder budgetcyklussen med planlægning og slutter med en grundig evaluering. Selvom de udtryk, der bruges til at identificere de fire faser i cyklusen, kan variere mellem virksomheder, er målene med forberedelsen, godkendelsen, udførelsen og revisionsfasen af budgetudvikling og -implementering generelt ens.
Tips
-
De fire faser er generelt kendt som budgettets forberedelse, godkendelse, gennemførelse og revisionsfaser. Disse vilkår kan variere mellem virksomheder.
Budgetcyklens rolle i forskellige forretningsområder
Hvert firma har et driftsbudget. Inden for virksomheden har hver afdeling typisk også et budget. I mange tilfælde er budgettet opdelt i to eller flere formålsspecifikke budgetter, som et marketingbudget og et budget til underholdende kunder. Specifikke projekter har også deres egne budgetter og ofte forskellige faser af budgettet til at styre. På alle niveauer bruger virksomheder budgetter til at holde styr på deres udgifter og afbalancere deres udgifter med deres andre udgifter til at vende overskud. Forskellige budgetteringsperioder kan kræve forskellige budgetter, såsom specifikke kvartaler.
Blueprinting i forberedelsesfasen
Budget forberedelse er en tidskrævende proces, der typisk tager fra tre til seks måneder at fuldføre. I denne fase udarbejder afdelingslederne - eller ejeren - planer, prioriterer udgifter, knapnumre og udarbejder en foreløbig budgetplan. Fordi de fleste virksomheder forbereder separate budgetter for hver afdeling eller division, og derefter kombinerer disse senere, kan trin i budgetforberedelsesfasen gentage sig, før der oprettes et foreløbigt budget, der kan passere gennem godkendelsesfasen.
Få budgetgodkendelse
Længden af godkendelsesfasen afhænger generelt af størrelsen af en virksomhed og dens organisationsstruktur. For eksempel involverer budgetgodkendelse ansvar i en lille virksomhed med en flad organisatorisk struktur typisk kun ejeren, eller ejeren og et par nøgle ledere. I modsætning hertil er mellemstore og store virksomheder præget af en formel, hierarkisk organisationsstruktur typisk tildelt godkendelsesansvar til bestyrelser, udvalg eller autoriserede ledere på højt plan. Budgetgodkendelse kræver ofte meget diskussion, og en konsensusafstemning inden godkendelsesfasen er afsluttet.
Gennemførelse af budgettet
Gennemførelses- eller gennemførelsesfasen for budgetens livscyklus løber oftest fra begyndelsen til slutningen af skatte- eller kalenderåret. Regelmæssig, konsekvent overvågning for at sikre, at afdelinger følger budgetmæssige begrænsninger og at opretholde intern kontrol er afgørende i denne fase. Hvis tilpasninger bliver nødvendige i løbet af året, kan dele af et årligt budget vende tilbage til forberedelsesfasen og gennemgå cyklusen igen. Hvis overvågningen afslører uoverensstemmelser som betydelige omkostningsoverskridelser eller udgifter, der ikke svarer til budgetfordeling, kan en intern revision finde sted inden årets udgang.
Revision i slutningen af året
Revisionsfasen - som består af intern revision, ekstern revision eller begge - finder typisk sted efter regnskabsårets afslutning. Grundig undersøgelse af regnskabsår og årsregnskaber ved årsskiftet giver mulighed for at vurdere overholdelsen af budgetmæssige begrænsninger og afgøre, hvorvidt fremskrivninger anvendt i de forskellige budgetperioder var korrekte. En evalueringsrapport oprettet af revisionsholdet, som indeholder anbefalinger for det kommende år, gennemfører både revisionsfasen og indeværende års budgetcyklus.
