Standardoperative procedurer (SOP'er) er en populær måde at levere konsekvent vejledning til medarbejdere i en organisation. Ideelt set skal man, hvis man tager nogen ud af gaden, være i stand til at fuldføre opgaven uden andet end en SOP og de nødvendige værktøjer. Et vigtigt udgangspunkt for enhver SOP-portefølje er oprettelsen af en SOP-skabelon for konsistens. Du behøver ingen fancy software eller færdigheder; du skal bare balancere de nødvendige elementer, og hvad du vil have skabelonen til at se ud.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Ordbehandlingssoftware
Åbn et nyt tekstbehandlingsdokument. Gem filen med det navn, du vil bruge til din SOP-skabelon og datoen for versionskontrol. For eksempel: "DinCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".
Indsæt et bord i overskriften. Antallet af rækker og kolonner i denne tabel er op til dig; Husk, at du mindst skal have en celle til SOP-nummeret, titlen og godkendelsen eller den effektive dato for dokumentet. Du kan også bruge en celle til sidenummeret og firmaets logo eller navn, hvis du vil. Det gode ved bordet i overskriften er, at det vil gentage i hele dokumentet, når du tilføjer sider.
Indsæt et stort bord på den første side af dokumentet. Denne tabel indeholder dit SOP nummer og titel øverst efterfulgt af celler til underskrifter af nøglepersonale, som forfatteren af dokumentet og godkendelse af embedsmænd med deres navne, titler og datoer underskrevet. Skriv overskrifter for hver celle, f.eks. "SOP Title" for den øverste celle, "SOP Author" for den næste celle og "QA Approval" for det relevante antal celler.
Opret sektioner til introduktion, ansvar, materialer og udstyr (hvis relevant) og procedure. Andre sektioner kan indeholde ordlister for forkortelser, vilkår eller produkter. Da dette er en skabelon, vil du muligvis gerne medtage en sætning eller to, der beskriver, hvad der forventes for hvert afsnit, hvis du planlægger at have flere SOP-forfattere.
Formater dine sektioner. En af de mest almindelige måder at præsentere SOP-sektioner på er at starte et bogstav-, nummererings- eller kombinationssystem for hvert afsnit. Du kan også bruge kugler og bindestreger. Husk dog, det er lettere at henvise til eller revidere SOP'er for at pege på et afsnit ved bogstav / nummer.Vis, hvad sekventeringsformatet skal se ud til hver efterfølgende linje i et afsnit, f.eks. "A, B, C"; "1, 2, 3"; eller "A1, A2, A3, B1, B2, B3."
Indsæt endnu to tabeller i slutningen af skabelonen. En af tabellerne skal være til optagelse af eksterne referencer eller for bilag og formularer, som du kan vedhæfte til SOP for versionsændringer. Den anden tabel kan være til at dokumentere versionshistorikken for SOP og eventuelle grunde til ændringer. Disse tabeller kan fortsætte med at bruge nummererings- / bogstaverformatet, som resten af skabelonen bruger.
Gem dokumentet som en skrivebeskyttet skabelonfil. Dette hjælper med at holde din skabelon overskrivet ved at tvinge brugeren til at gemme dokumentet under et andet navn, hvis det ændres.
Tips
-
Gem en sikkerhedskopi af din skabelon.
