Virksomheder af alle former og størrelser har møder, uanset om det er et globalt selskab, der lancerer en omsætningsdrev på en milliard dollar i Europa eller en lille familievirksomhed, der beslutter at opdatere deres lager. Minuttagelse er normalt en vigtig del af virksomhedens møder, der giver virksomheder en præcis registrering af vigtige begivenheder som aktionær stemmer, arbejdstvister og diskussion af fremtidige strategier.
Elementer du skal bruge
-
Notesblok og pen
-
Diktafon eller optageenhed
Undersøg dagsordenen fra det foregående møde. Der kan have været punkter, der er opstillet, og som skal følges op i det nuværende møde. At kende disse temaer før mødet giver dig mulighed for at indhente oplysninger hurtigere og lave korte notater.
Tape mødet med en optageenhed, hvis du tror, du kan kæmpe for at holde trit med diskussionerne. Ved at trykke på mødet betyder det, at du kan udskrive relevante punkter senere med færre tidsbegrænsninger.
Sæt i nærheden af den person, der leder mødet. Dette giver dig mulighed for at bede om præcisering af eventuelle punkter, som du finder tvetydige eller ubetydelige.
Skriv tid og dato i hovedet på din notesbog. Lav en notat af den person, der leder mødet, den lille taker (dig selv) og lokalet.
Angiv alle deltagere ud over formanden og dig selv. Pass omkring et ark papir og bede hver deltager om at udfylde deres navn. Disse oplysninger kan derefter transkriberes til dine fulde minutter senere.
Hold øje med møde dagsordenen. Møder har som regel nummererede point til diskussion. Samtaler kan ofte gå ud på tangenter, hvilket betyder, at emner bliver savnet eller diskuteres uden for rækkefølge. Hold dig til tallene på dagsordenen og noter dem som de bliver diskuteret, selvom de ikke er i rækkefølge.
Dokumentér eventuelle beslutninger vedrørende beslutninger om regler eller fremtidig virksomhedsretning. Angiv de personer, der foreslår forslag, og hvis en afstemning finder sted, registrer hvem og hvor mange der stemte for forslaget. Dokumentere, hvordan bevægelsen blev båret, også ved mundtlig bekræftelse, visning af hænder eller hemmelig afstemning.
Skriv protokollen så hurtigt som muligt efter mødet. Oplysningerne vil sandsynligvis være friske i dit sind, så du kan huske flere detaljer, end hvis du forlod det til en senere tid.
Optag dit eget navn i slutningen af dokumentet, så kollegaer kan kontakte dig med spørgsmål om indholdet.
