Vi har alle arbejdet i kaotiske kontorer - papirer og andre materialer er stablet i stabler, personalet er frustreret og usikker på deres ansvar, og ledelsen er ikke tilfreds med, hvad medarbejderne bliver færdige. Hvordan kan du få kontoret til at løbe glat? At have klare procedurer for medarbejdere, der følger, vil hjælpe alt andet til at falde på plads - du får et renere kontor, lykkeligere og mere produktivt personale og bedre ledere på ingen tid.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Papir
-
Notesbog
Opret protokol
Forskning de områder af organisationen, der er uklare ved at skrive en undersøgelse og opmåling personale. Spørg personalet, hvad de er uklare om, om det er deres rolle og ansvar, hvem de rapporterer til, eller hvordan man gør visse procedurer korrekt.
Lav en medarbejderhåndbog ud fra, hvilke medarbejdere der skal uddybes om. Inkluder også standard firmapolitikker, herunder oplysninger om kontormiljøet. Personale skal vide, at papirer skal indleveres rettidigt, for at rette deres skriveborde, inden de forlader arbejdet, og at gøre deres del for at skabe et rent arbejdsområde.
Opret standard operativ procedurer eller SOP'er. SOP'er er skrevet instruktioner, der definerer hvem, hvad, hvor, hvorfor og hvordan i hver opgave. Opret en SOP for hver opgave, som du vil have personale til at følge. Medtag et resumé afsnit om processen, trin for trin instruktioner om hvordan man gør det, og en liste over ressourcer, hvis de har brug for flere oplysninger. Inkluder en dato i fremtiden, 6 til 12 måneder væk, når denne SOP vil blive gennemgået og opdateret. Angiv også navn og kontaktoplysninger til den person i organisationen, der er ansvarlig for den pågældende procedure - på den måde ved personale, hvem der skal kontakte for yderligere information. Placer alle SOP'er i en notesbog og gør det tilgængeligt for alle medarbejdere, så de ser en procedure op, hvis de skal kontrollere noget. Skriv nye SOP'er for nye procedurer, der opstår og tilføj dem til bogen.
Tog personale og få organiseret
Giv medarbejderhåndbogen til alle nuværende medarbejdere, så snart den er færdig, og til nye medarbejdere, når de ansættes. Medarbejdere kan forbedre kontorets drift, hvis de ved, hvad der forventes af dem.
Træn medarbejdere på alle SOP'er, der gælder for dem. Har den medarbejder, der er ansvarlig for proceduren, træne andre medarbejdere en-til-en eller i en gruppe. Træn personale på alle procedurer efter at de er udviklet, så medarbejderne er klare over, hvad der forventes af dem, når de gør denne procedure.
Hold en daglig rengøringsdag for at få kontoret organiseret. Dette skal ikke gøres ofte. Efter at have læst medarbejderhåndbogen og trænet på de nye SOP'er, skal personalet have en klar ide om hvad de skal gøre.
Tips
-
Tag medarbejdere på et ekstraordinært tilbagetog for videreuddannelse.
