At flytte en virksomhed kan være en spændende, men stressende tid. For at sikre en jævn overgang, få medarbejderindkøb til processen, lav detaljerede planer og tidsplaner og forudse en vis grad af forsinkelser og afmatning af virksomheden.
Kommuniker om bevægelsen
Giv medarbejderne forhåndsmeddelelse om flytningen og hvad det vil betyde for virksomheden, kunderne og leverandørerne, såvel som for medarbejderne og deres familier. En langdistansflytning kan have stor indflydelse på medarbejderne, især hvis de skal ændre deres pendler eller ændre deres børnepasningsrutiner eller husstandsplaner. Giv en tidsplan for flytningen, der indeholder nøgledatoer, f.eks. Når klienter vil blive underrettet, når personlige materialer skal pakkes, og når det fysiske træk finder sted.
Involver Staffers
Involver medarbejdere i bevægelsen ved at oprette personaleudvalg eller afdelingsforbindelser, der vil være ansvarlige for at organisere forskellige aspekter af flytningen. Tillad medarbejdere at stille spørgsmål, stemmeproblemer og komme med forslag til måder at minimere nedetid eller afbrydelse af arbejdsrutiner og forretningsfunktioner. Gør flytningen føles som et eventyr snarere end stressor ved at fremhæve positive aspekter, som mere plads til alle eller en mulighed for at få input om kontorlayout og design.
Udvikle et organisationssystem
Opmuntre medarbejdere til at bruge flytningen som en mulighed for at rense deres kabinetter eller kontorer, kaste filer og blive bedre organiseret. Koordinere flytningen ved at tildele afdelinger med farvekoder og medarbejdere med identifikationsnumre til brug i pakning og mærkning af kontormaskiner, møbler, forsyninger, filer og andre emner, der skal flyttes. Insistere på, at personlige ting som fotos, priser og kontorindretning pakkes og transporteres af medarbejdere inden kontoret flyttes for at sikre sikkerhed.
Sikre IT-overgang
Mens der kan forventes en nedetid under en kontorflytning, skal man gøre alt for at have kontorudstyr og IT på plads og operationelt den første dag i det nye kontor. Dette giver medarbejdere mulighed for at holde kontakten med kunder og andre interessenter, få adgang til e-mail og føle sig tilsluttet, da de bliver bosat i nyt rum. Forbered dig på potentielle forstyrrelser under bevægelsen ved at trykke på nøglefristerne eller forlænge projektplanerne for at reducere stress på medarbejderne. Indsend en meddelelse på din hjemmeside og på dit kontor voicemail indspilning, som lader kunderne vide, at du er i en overgangs fase, så du kan opretholde høje kundeserviceniveauer.
Langdistansflytninger
Hvis du flytter dine kontorer en betydelig afstand, kan nogle medarbejdere konfronteres med valget mellem at flytte deres personlige husholdninger eller finde et nyt job. Hvis så er tilfældet, skal du give så meget forhåndsmeddelelse om flytningen som muligt og hjælpe medarbejderne med uanset hvilken beslutning de foretager. For eksempel til medarbejdere, der er villige til at flytte, giver henvisninger til fast ejendom fagfolk, der specialiserer sig i virksomhedsflytninger. Hvis en medarbejder ikke kan gøre det, skal du komme med anbefalinger til nye stillinger ved at ringe til favør fra kolleger.
