Kundeservice er generelt defineret som samspillet mellem en virksomhed og dets kunder og vurderes på baggrund af virksomhedens evne til at imødekomme deres kunders behov. God kundeservice vil overstige kundens ønsker eller behov på en hurtig og høflig måde. Selvom kundeservice normalt er mere synlig i salgsopgaver, er det vigtigt for succes for enhver virksomhed eller organisation, der leverer en service til at kommunikere et klart sæt kundeservicestandarder til deres medarbejdere.
respekt
Det vigtigste aspekt ved kundeservice er at behandle kunder med respekt. Når folk bruger deres tid og penge i en virksomhed, forventer de, at de vil blive behandlet retfærdigt og respektfuldt. De fleste virksomheder har konkurrenter, som kan levere lignende tjenester, så ofte gange vil kvaliteten af kundeservice være en afgørende faktor for at sikre en kundes patronage. De fleste kunder har ikke urealistiske forventninger, men ønsker kun ærlighed og integritet. Viser empati, eller sætter dig selv i kundens sko, viser til kunden, at du forstår hans frustrationer eller behov, og er villig til at hjælpe ham med at løse problemet.
Rettidighed
Som det gamle ordsprog går, er tid penge og giver hurtige beslutninger til kundernes behov er afgørende for virksomhedens succes. Ingen kan lide at blive uendeligt sat på vent eller fortalte, at de bliver nødt til at vente på at blive taget hånd om. God kundeservice opnås ved hurtigt at reagere på et problem med viden og præcision. Tilgængelighed er afgørende for at opnå et højt serviceniveau, og mange virksomheder har kundeserviceafdelinger eller hele callcentre med medarbejdere, der er uddannet til at løse problemer rettidigt. Hvis en kundes behov bliver opfyldt hurtigt, vil hun normalt tilgive et firma og sætte pris på, at virksomheden passede nok til at anerkende og løse problemet.
Indstil realistiske forventninger
Et stort problem, der opstår i kundeservice situationer, er, når en kunde er lovet noget, der ikke kan opfyldes. Enhver kan bevise, at det er langt mere frustrerende at vildlede om en løsning snarere end at blive fortalt fra starten, hvad der virkelig kan opnås. At give en kunde ubehagelige nyheder kan være skræmmende, især hvis han allerede er ked af det, er det dog bedre at være sandfærdig og begynde at arbejde hen imod en realistisk løsning. I sidste ende, så skuffet som kunde kan være at høre ikke præcis hvad han vil høre, vil han sætte pris på ærlighed. En kunde er mere tilbøjelig til at være meget mere foruroliget, hvis han er lovet noget, et firma ikke er i stand til at levere.
