Udvalg udfører funktioner for virksomheder, nonprofitorganisationer, skoler og sociale klubber. For eksempel kan et juridisk firma danne et udvalg til at opdrætte nye partnere. Eller en baseball liga på byniveau kan have brug for et udvalg til at vælge og købe team uniformer. Den primære opgave for hvert udvalg består i at udføre det tildelte formål på vegne af sin forældreorganisation.
Gruppeansvar
Udvalget begynder ved at vælge en formand - og enhver anden lederposition, såsom en sekretær eller kasserer - hvis man ikke allerede er blevet udpeget. Disse ledere giver en kommandokæde i udvalget, som regelmæssigt mødes for at dele viden og erfaring med at planlægge og nå sit formål. Det gør det ved at bryde arbejdsbyrden i mindre opgaver for sine medlemmer at opnå. Hvert udvalg kommunikerer også regelmæssigt med sin overordnede organisation, der fremskaffer fremskridt, udgiftsrapporter eller henstillinger. Forældreorganisationer giver ofte retningslinjer for arten og hyppigheden af den ønskede kommunikation.
Medlemmernes pligter
Udvalgsmedlemmer skal deltage i planlagte møder, deltage i diskussioner og dele arbejdsbyrden. Hvert medlems ekspertise, hvad enten det er en færdighed eller viden, bidrager til udvalgets succes. Når der tildeles en opgave, bliver det hvert medlems opgave at fuldføre opgaven og rapportere tilbage til udvalget.
Formandskabsopgaver
Hvert udvalg har en formand til at lede møder. Nogle organisationer udnævner en formand med ansvar for rekruttering af medlemmer, men mere almindeligt vælger alle udvalgsmedlemmer efter aftale, og gruppen vælger en formand fra sine rækker. Formanden fungerer som udvalgets leder, der er ansvarlig for at opstille en mødeplan, arrangere et mødested, forberede dagsordener og holde protokoller til optagelse af diskussioner og handlinger på alle møder. Ansvaret for at rapportere fremskridt, projektgennemførelse eller rådgivende udvalgs anbefalinger falder også til formanden, men formanden kan delegere nogen af disse opgaver til andre medlemmer.
