Organisationsændring er hård, men hvad der kan være endnu hårdere, er at kommunikere disse ændringer til medarbejdere. Mange ledere bekymrer sig over at slå den rigtige tone, når de foretager den første meddelelse, men en lang række andre spørgsmål bør også overvejes. At besvare medarbejderes spørgsmål, reagere på deres bekymringer og holde kommunikationen flydende i usikre tider er alle nøgleelementer i annoncering og gennemførelse af ændringer.
Udkast til en klar kommunikationsplan. Lav en liste over alt, hvad der skal meddeles medarbejderne om organisationsændringen. Forudsete spørgsmål medarbejdere kan have om ændringerne og være klar til at svare dem. Medtag de punkter, du vil adressere i den oprindelige meddelelse, samt hvordan du fortsætter med at kommunikere med medarbejderne om ændringer som de begynder at ske. Del eller opret denne plan med andre i lederstillinger, så du leverer konsekvente meddelelser til medarbejdere i hele ændringen.
Forklar medarbejderne hvad der har ført til den organisatoriske forandring. Forklar eventuelle specifikke problemer, virksomheden støder på, herunder hvordan og hvorfor de skal løses. Hvis virksomheden lider af lavt overskud, øger omkostningerne eller dårlig medarbejdermoral, forklarer dette til medarbejderne.
Angiv til medarbejderne hvordan den organisatoriske ændring vil forbedre virksomheden. Fremhæv, hvordan det vil påvirke virksomheden som helhed positivt (ved at øge overskuddet eller forbedre virksomhedens omdømme, for eksempel). Stress hvordan disse ændringer vil gavne de enkelte medarbejdere selv. Fortsæt med at understrege fordelene ved planen selv efter meddelelsen.
Giv medarbejderne en tidsramme for ændringen. Fortæl dem, når ændringerne begynder, og hvor længe de vil tage. Hvis du er usikker på den nøjagtige tidsramme, vær ærlig og lad medarbejderne vide, hvornår de kan forvente et svar.
Del dine egne tvivl og spørgsmål. Hvis der er oplysninger om den ændring, der er fortroligt eller endnu ikke er løst, fortæl medarbejderne, at du vil lade dem vide mere, når du kan, og forsøge at give dem en tid, når de kan forvente et svar for at reducere spekulation.
Giv medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål eller udtrykke tvivl eller vanskeligheder, de har med ændringerne. Invitere medarbejdere til regelmæssigt at tale med dig eller anden ledelse om eventuelle problemer, de har under hele processen. Besvar vanskelige spørgsmål så ærligt som muligt.
Kommuniker med ledere og medarbejdere ofte, da ændringerne finder sted. Giv alle nye oplysninger, der opstår straks. Underret medarbejderne om planen ændrer sig og forklar hvorfor den er ændret. Vær så åben som muligt igennem hele processen, så medarbejderne ikke føler at de bliver holdt i mørke.
