Virksomheder pådrager sig en række udgifter og skal holde omhyggelige regnskaber. Siden udviklingen af skrivning i den antikke verden har virksomhederne registreret deres finansielle transaktioner. Det amerikanske skattesystem kræver, at virksomheden beholder nøjagtige lønsedler til skatteformål.
Lønningsliste
Lønning er en af de største udgifter til en virksomhed. Den består af lønninger, som enhver virksomhed betaler sine ansatte.
Skatter
I henhold til amerikansk lov skal virksomheder holde visse skatter af løn fra en medarbejder. Arbejdsgivere er forpligtet til at tilbageholde stats-, føderale og byskatter fra disse indtjeninger. Nogle stater og byer pålægger ikke sådanne skatter. Arbejdsgivere skal også afholde socialsikring og Medicare Skatter, kendt som FICA, fra medarbejdernes løn. De skal regelmæssigt overdrage disse skatter til regeringen i løbet af året. Arbejdsgivere kan også pålægge andre fradrag for ydelser, som f.eks. Sygesikring gennem selskabet.
Social sikring og Medicare
Lov om social sikring af 1935 havde størst indvirkning på lønningssystemet. Denne lov gav arbejdsløshedsunderstøttelse til arbejdstagere, der mistede deres job og offentlig hjælp til de fattige. Regeringen finansierede disse programmer ved at kræve, at skatter automatisk trækkes fra medarbejdernes lønsedler. Disse love har forpligtet alle virksomheders lønsystem til at holde nøjagtige oversigter over fradrag og betalinger.
