Den digitale verden har formået at kommunikere uden tvivl den vigtigste færdighedssæt for både enkeltpersoner og virksomheder. Når kommunikation falder fra hinanden i et firma, er det ofte en forudsigelse for, hvornår anden arbejdspladsdynamik følger den nedadgående spiral. For at mestre kommunikation skal man forstå de grundlæggende forskelle mellem formel og uformel kommunikation, og når hver bedst anvendes. Når kommunikationen er flydende og åben, fører det ofte til øget effektivitet, bedre forhold og større moral.
Hvad er Corporate Communication?
Før man kommer ind i komplicerede formelle og uformelle kommunikationsmetoder, er det godt at have et grundlæggende kendetegn for, hvad der omfatter virksomhedskommunikation.
Virksomhedskommunikation kan være både intern og ekstern. Til tider kan det dreje sig om at uddanne medarbejdere på brand image og hvordan man både vedligeholder og projekterer mærket gennem al deres indsats. Kommunikationer bruges til at opbygge interessentrelationer. Det er gennem messaging, at skaden styres eller forværres, når tingene går sidelæns. Kommunikation definerer markedsføring, PR og ekstern brand awareness. Det er i messaging og kommunikation, at virksomheder skaber rammer for hvor de er på vej, og hvilke projekter kommer ned på rørene.
Kort sagt er virksomhedernes kommunikation bag næsten alle aspekter af den moderne forretning. At udmærke sig ved kommunikation er en afgørende måde for begge medarbejdere, og ledelsen kan tage deres karriere i større højder.
Hvad er formelle og uformelle kommunikationsmetoder?
En hvilken som helst måde man vælger at gøre noget kendt på, er en kommunikationsmetode, og sorten er stor. Nogle omfatter:
- Taler omkring vandkøleren.
- Afsendelse af en e-mail over hele virksomheden eller fra person til person.
- Udstationering til corporate forums.
- Deling i et corporate nyhedsbrev.
- Vedhæftning af en pamflet på opslagstavlen.
- Peer-to-peer chat beskeder.
- Gruppe- eller holdsamtaler i et firma Slack Group eller Basecamp Board.
- Adressering af en corporate rundbord.
- Taler på en virksomhed picnic.
- Enhver form for tekstning, sociale medier og lige videoer.
- Udstedelse af en interessentrapport.
Ingen af disse metoder er ineffektive til kommunikation. De får alle ordet ud. Spørgsmålet er, er de en passende metode til den besked? Endnu vigtigere er de upassende?
I nogle regioner kan teksting efter timer være imod loven eller en overtrædelse af en ansattes kontraktforhold. At være venner på Facebook kan være uhensigtsmæssig for en vejleder eller leder, da det kan føre til uhyggelig informalitet ud af arbejdstiden. Fra region til region og virksomhed-til-virksomhed præsenterer dagens udvalg af kommunikation en række dilemmaer og overvejelser, der bør anerkendes og forstås af både ledere og medarbejdere.
Eksempler på uformelle kommunikationsmetoder
Uformel kommunikation er enhver form for kommunikation, der ikke følger virksomhedens ledelseskæde eller overholder etablerede bedste praksis inden for virksomheden. Det kan omfatte sladder, rygter, afslappet chatter, break-time banter og hinsides. Det sker i e-mails, via tekster, på gruppemeddelelser, håndskrevne noter, Post-its anbragt på rapporter, telefonopkald og endda i teamblogger. Ofte betragtes det som peer-to-peer, hvilket betyder, at det sjældent forekommer hos personer på forskellige myndighedsniveauer.
Generelt kan det være impetuøst, uplanlagt, afslappet og uverificeret. Det er normalt ikke meningen at blive taget som et sidste ord og forventes ofte at være ude af posten.
Måske siger en medarbejder tilfældigt: "Jeg så salgsrapporterne, og jeg mener, at det betyder dårlige ting for vores jobsikkerhed." Dette er uformel kommunikation, som på ingen måde repræsenterer virksomhedens bundlinje. Salget kan være nede for en række årsager, fra en større kunde, der erklærer konkurs gennem produktudvikling, til en ny lancering, der kunne gøre gammelt produkt forældet. For nogen at tage sådan en flippant kommentar som evangelium kunne være farligt for hold moral. Det er vigtigt, at medarbejderne forstår afslappede observationer som "uformel kommunikation" fra en person kan skade holdet.
Sig en anden medarbejder udsender en samlet tekst, der inviterer alle til eftermiddagsdrinks på Wanda's Watering Hole, hvor happy hour drinks er den billigste nogensinde. Dette kan have været sket på en virksomheds konto, og det kan involvere medarbejdere, men det er en uformel og uanvendelig kontorindsamling. Og det er gode teambyggere og bør tilskyndes, men virksomheden skal have politikker om, hvordan sådanne arrangementer organiseres - f.eks. Ikke via firmaets email-konti.
Uformel kommunikation kan også være nogen form for at skyde brisen. Det er medarbejdere, der taler om deres weekend eller sprede de nyheder, som Joyce havde hendes baby. Fodboldpuljer, chatter om vejret, tager fat på parkering eller undrer højt om det nye kvartals produktudgivelser - disse er alle uformelle.
Når kommunikationen på arbejdspladsen er uformel, er der hverken et behov for at opretholde privatlivet eller en forventning om privatlivets fred.
Eksempler på formelle kommunikationsmetoder
Når man kommunikerer formelt på arbejdspladsen, er der generelt retningsbestemt. Det er top-down, bottom-up, lateral eller horizontal. Det indebærer afdelinger og etablerede praksis. Formel kommunikation er generelt udtænkt i forvejen - det er en besked, der er blevet gennemtænkt og planlagt derefter formidlet til bestemte medarbejdere, bestemte afdelinger eller endda selskabet eller dets interessenter som helhed.
Det kan også udvise i e-mails eller gennem telefonsamtaler. Men de vigtigste kriterier for formel kommunikation er, at det betragtes som "gennem de rette kanaler" kommunikation.
Et eksempel kan være, når firmaets messing udsteder en email med en vedhæftet fil, der er formelt skrevet, og forklarer hvorfor overarbejde ikke kan faktureres og ikke kompenseres for en bestemt varighed. Et sådant brev vil have involveret ledelse, regnskab og muligvis endda juridisk afdeling, så den beskytter virksomheden mod enhver, som har misforstået brevet og forsøger at afregne uautoriseret overarbejde. Det vil sandsynligvis indebære en "læs kvittering" på en e-mail som bevis for, at hver modtager har åbnet og læst det nævnte communique.
En aktierapport for interessenter er en formel meddelelse. En medarbejderanmeldelse med en leder kan betragtes som en formel kommunikation, når der er en skriftlig rapport involveret. En video, der er oprettet af ledelsen for at forklare et projekt og er tilgængelig via virksomhedens sky er formelt, mens en videochat er uformel. Et corporate blog-indlæg er en formel måde at få nyheder om nye produkter eller tjenester, ikke kun til en virksomheds team, men også til deres eksisterende og potentielle kunder. Når dårlige nyheder kommer ud om et projekt, og PR-afdelingen udskyder brande, er det ekstern formell kommunikation.
Alle disse kommunikationsmetoder deler en stor ting til fælles - ingen af dem er spontane. Alle vil sandsynligvis omfatte god grammatik, kortfattet sprog, branchens jargon, virksomhedsbetingelser og sandsynligvis endda firmanavn.
Hvorfor har du brug for formelle og uformelle kommunikationsmetoder
Kommunikation påvirker så meget af hvad der sker i vores liv. Det quells frygt; det inspirerer og uddanner. Det bygger relationer og kan rive dem fra hinanden.
Virksomheder, som ikke har god kommunikation, har ofte en lang række problemer. Det kan gøre medarbejderne forvirrede om, hvilke handlinger der skal træffes eller hvordan man opfører sig. Sammenstød kan forekomme mellem afdelinger. Der opstår fejl. Tempers kan blusse. Resultaterne kan være alt fra ineffektivitet til juridiske problemer.
Med god kommunikation - både uformel og formel - virksomhedskulturen har tendens til at være stærkere, sundere og mere produktive. Når medarbejderne føler, at de har værktøjer til at kommunikere med hinanden og med ledelsen, har de ofte en bedre forståelse af deres roller og deres mål.
Når ledelsen har en bred vifte af veje til kommunikation med medarbejdere, skaber det bedre relationer, inspirerer større loyalitet og kan føre til øget produktivitet overordnet.
Hvis kommunikation kun sker uformelt eller formelt, skaber det konflikter.
Eksempler på blandet eller formidlet kommunikation
Måske mødes ledelsen aldrig sammen med deres team. Måske har Peter, salgschefen, ingen anelse om, at John har været syg på regelmæssigt det seneste, takket være Johns modige ansigt. Som følge heraf forstår Peter ikke, at holdet er stresset, fordi John kæmper så meget. Når John oplyser Peter om, at han er blevet diagnosticeret med kræft, er det et chok, for Peter er aldrig værdsat at chatte rundt om vandkøleren og dræber uformelle email-easter. Fordi Peter har været så fjern på et uformelt niveau, forventer hans salgsafdeling ham, og de har frygt for, hvad Johns diagnose for kræft betyder for Johns jobsikkerhed og deres forestående arbejdsbyrder.
Gode ledere forstår, at uformel kommunikation gør relationer stærkere, ikke kun ved deres ende, men som en moralsk byggesten for hele virksomheden, fra receptionisten til kundefordringer.
Som en flipside, men hvis kommunikationen kun er uformel, forlader medarbejderne forvirrede og frustrerede. Hvis hver virksomhedspolitik kun udstedes via spontane, reaktionære e-mail-blaster og aldrig formelt udstedt som et velovervejet missiv, kan det føles, at målpositionerne konstant bevæger sig. Er dette virkelig politik, eller bare et andet humør, at ledelsen er i?
Måske i maj blæser chefen for produktudvikling virksomheden med en tilfældigt skrevet email, der siger: "Holdet har arbejdet hårdt på en ny grænseflade, der gør vores regnskabssoftware lettere at bruge til kunder. Ikke sikker på navn eller udgivelsesdato, men det er bestemt i værkerne."
Derefter kommer i juli en e-mail ud og siger: "Vi er tilbage til tegnebrættet på grænseflader. Målet er øget funktionalitet, der resulterer i færre kundeserviceopkald."
Alligevel har der ikke været nogen formelle meddelelser om noget at gøre med interface redesigns. Hvad skal medarbejdere sige eller gøre om interface problemer, hvis kunder spørger? I dette tilfælde er det afgørende, at virksomheden får det sammen og udsender en formel meddelelse, der siger præcis, hvad udviklingsholdet arbejder hen imod, fordi det er kritisk information for alle niveauer i virksomheden, fra budgettering til marketing, og afdelinger kan så udvikle en plan af handling på kommende grænseflader.
Sådan lærer du medarbejdere Formelle og uformelle kommunikationsmetoder
Når det kommer til kommunikation, er der mere på spil end nogensinde. Politikker er kritiske i virksomhedernes miljøer, og når de lægges ud, er det formelt. Skriftlige retningslinjer er nødvendige, med præciseringer givet efter behov. Måske afklares der via adresseringspersonale i et møde eller tillader en slap kanal til diskussion, men det er vigtigt, at der ikke er tvetydigheder.
Invitere medarbejdere til at engagere sig og stille spørgsmål, hvis de ikke er sikre på noget. Lad dem vide, at det er fint at sende en mail eller anden skriftlig meddelelse, hvis de gerne vil have et papirspor på svarene. Sådan papirspor beskytter også virksomheden.
Politikkerne skal angive, hvor firmaet står på ting som sladder - at det kan være skadeligt og uproduktivt, at alle medarbejdere fortjener både respekt og privatliv i forhold både på arbejdspladsen og udenfor det. Politikker bør også gøre det klart, at mens folk frit kan bruge sociale medier som private personer, må de ikke dele arbejdsprodukt eller tale om virksomhedsspørgsmål på deres sociale kanaler.
Retningslinjer kan også klarlægge, om det er i orden at bruge e-mail uformelt inden for arbejde, eller om sådanne meddelelser skal begrænses til meddelelsesapplikationer og lignende. De bør fastsætte, om der er regler til tekstning eller e-mail efter timer, og hvis medarbejdere forventes at overvåge disse off-site.
Det er også her, hvor politikker vedrørende flirting og chikane skal gentages, da de altid er uformelle kommunikationer, der ofte falder virksomhedens regler.
I sidste ende er en skriftlig håndbog om kommunikation inden for virksomheden den bedste måde at etablere virksomhedskommunikationskulturen på. Husk, uformel kommunikation er en værdifuld, moralbyggende del af enhver arbejdsplads, og det bør have lov til at blomstre til tider. Sikker på, at det kan komme ud af hånden, hvis det er non-stop, så virksomheden skal have retningslinjer om, hvornår det er hensigtsmæssigt, og hvad der er hensigtsmæssigt at blive diskuteret uformelt. Seksuelle erobringer, nej, men en god weekend væk på en hytte, det er fint.
I sidste ende vil du ved at skabe et positivt og åbent kommunikativt arbejdsmiljø finde, at din virksomhed har et mindre stressende og mere produktivt miljø med medarbejdere, der føler sig mere loyale og værdsatte på arbejdspladsen.
