En arbejdsgiver er ansvarlig for opretholdelse og opbevaring af medarbejderposter i bestemte perioder. Den type personaldata, der bliver opbevaret, bestemmer hvor lang tid det skal opbevares. Alle personoplysninger skal opbevares i et sikkert, men let tilgængeligt område.
Et år
Der er nogle personaldokumenter, der skal opbevares i mindst et år efter, at medarbejderen forlader virksomheden. Disse omfatter alle beskæftigelseshandlinger, som f.eks. Kampagner, overførsler og opsigelser, samt eventuelle forudgående ansættelsestest, klageoptegnelser og retssager.
To eller tre år
Eventuelle betalingsrelaterede poster, såsom indtjening, tidskort, tidsplaner og lønpriser, bør opbevares i to år efter medarbejderens opsigelse. Faktiske lønposter skal opbevares i tre år efter medarbejderens decharge. Alt papirarbejde i forbindelse med Family and Medical Leave Act skal opbevares i tre år.
Fem år
Ifølge Arbejds- og Sundhedsvæsenet skal enhver information, herunder et resumé af detaljer vedrørende arbejdsulykker eller sygdom, opbevares i fem år. Dog skal enhver medicinsk eksamen, der kræves ved lov på grund af arbejdsskade eller sygdom, opbevares i 30 år.
