I "Holde bøgerne: Grundlæggende bogføring og regnskabsføring for den succesfulde lille virksomhed, syvende udgave" definerer Linda Pinson gælden som de gæld, der skyldes et selskab til kreditorer for købte varer eller ydelser, der ydes. Virksomheder overdrager ansvaret for at udbetale betalinger til medlemmer af sit regnskabsteam eller et dedikeret kontoudbetalt hold. Et dedikeret kontoudbetalt team beskæftiger standard sæt af behandlingsprocedurer. Disse procedurer minimerer overheadomkostningerne samtidig med, at sælgerrelationerne maksimeres.
Betydning
Svig, forvirring og fejl i forarbejdning kan ødelægge en virksomhed. Det er afgørende at gennemføre kontrolprocedurer for at afbøde en sådan risiko. Nogle fælles og effektive kontroller omfatter: adskillelse af arbejdsopgaver for at begrænse risikoen for forstyrrelse; formelle indkøbsfunktioner og retningslinjer for at begrænse risikoen for bedrageri, svigagtige fakturaer og fejl anden signer dollar beløb tærskler for at begrænse risikoen for fordybelse og fejl; og systematisk fakturanummer validering for at mindske risikoen for dobbelt betalingsfejl.
Leverandører
Kreditorer tilføjes til virksomhedens database som leverandører. Denne opgave er generelt tildelt en kontoudbyder eller finansdirektør, der ikke har evnen til at generere betalinger.
For at sikre, at betalinger genereres rettidigt, opfordres sælgerne til at arbejde sammen med det ansvarlige hold for at løse faktureringsproblemer. Ved at kontakte indkøbsagent eller ordregivende afdeling vil der blive lagt forsinkelser i at finde eller løse ubetalte eller delvist betalt fakturaer.
Fungere
Leverandører instrueres til at sende fakturaer direkte til kontoførende institut. Fakturaen er tidsstemplet, og behandlingsklokken begynder. Hvis en købsordre blev genereret til indkøb af varer eller tjenesteydelser, matches fakturaen med købsordren og beviset for modtagelse. Mary S. Schaeffer drøfter denne "trevejs match" -proces i bogen "Betalingsbetingelser: En guide til at køre en effektiv afdeling."
Hvis købet blev foretaget uden købsordre, skal det opfylde virksomhedens etablerede retningslinjer. Hvis retningslinjerne er opfyldt, sendes fakturaen til bestillingsafdelingen til godkendelse og passende kodning.
Udbetalingsprocedurer
Den betalende analytiker har tilladelse til at generere betalinger. Analytikeren arbejder flittigt på at behandle fakturaer rettidigt for at sikre, at de hurtigt betales og rabat tages, når det er muligt. Begge disse målsætninger giver mulighed for at kontrollere overheadomkostningerne. Dette er især vigtigt, hvor offentlige myndigheder straffes for forsinkede betalinger.
Elektroniske betalinger er et andet besparelsesværktøj. Dette reducerer omkostningerne ved papirkontrol og minimerer kontrol svindel eller forbud. Hvis det er nødvendigt at udstede en delvis betaling eller tilbagekaldelse, dokumenterer den betalende analytiker, og forklarer omstændighederne.
Intern revision
Den betalende analytiker sikrer, at betalinger udbetales i henhold til virksomhedspolitik. Selskabets interne revisionshold vil selektivt gennemgå resultaterne af analytikerens arbejde ved at anmode om dokumentation for en udvalgt gruppe af fakturaer. Revisor gennemgår dokumentationen for at sikre, at kontrolprocedurerne var på plads og korrekt fulgt. Utilstrækkelige kontrolprocedurer medfører uventede tab. Yderligere tid og omkostninger er nødvendige for at inddrive sådanne tab.
