Uanset om du sælger widgets eller leverer tjenester og ekspertise, er breve, der kræver betaling på forfaldne konti, en nødvendig del af forretningen. Nogle gange behøver folk blot at blive mindet om deres gæld. Andre gange kan kunderne målrettet undgå deres forpligtelser. I det første tilfælde kan disse bogstaver fremskynde betalingen af det skyldige beløb; I sidstnævnte kan de hjælpe med at demonstrere de trin, du tog før, inden du søgte formelle indsamlingsindsatser, som kan hjælpe dig med at råde over for retten. I alle tilfælde skal bogstaverne udarbejdes klart, sammenfattende og på en høflig og professionel måde
Angiv balancen forfalden
Det indledende afsnit af brevet skal tydeligt angive det skyldige beløb. Efter en simpel hilsen (f.eks. "Kære Mr. Smith"), åbner brevet ved hjerteligt at minde læseren om det præcise beløb, der skylder. Brug en erklæring som "Dette brev er at minde dig om din enestående saldo skyldig til ABC Corporation. Vores registreringer angiver, at din konto er forfaldne i et beløb på $ 56,39. "Før du udarbejder dette afsnit i brevet, skal du kontrollere det nøjagtige beløb, der skal betales, med dine skyldige konti. Vedhæft en kopi af den udestående faktura til brevet og henvis til vedhæftet fil i dette afsnit.
Beskriv Acceptable former for tilbagebetaling
Afhængigt af gældens art, din virksomheds betalingspligtige politikker og hvor hurtigt du vil tilbagekøbe de skyldige penge, er den acceptable form for betaling en anden vigtig detalje, der tydeligt fremgår. Kontanter i hånden er naturligvis hurtigere end at vente på en personlig check for at rydde, men afhængigt af mængden kan det ikke være muligt at kræve tilbagebetaling på denne måde. På samme måde accepterer ikke alle virksomheder kreditkort, og virksomheder kan acceptere et udsteders kort, men ikke en anden. Under alle omstændigheder skal du inkludere en erklæring som "Betaling kan ske kontant, check eller kreditkort. Vi accepterer Visa eller Mastercard. Checks kan udfærdiges til konti, der skal betales."
Angiv klart en deadline
Lad ikke efterspørgselsfristens frist være åben for fortolkning. Brug en erklæring som "Venligst overdrage denne saldo inden for 10 arbejdsdage eller kontakt vores kontor straks for at foretage en betaling over telefonen." Med angivelse af en deadline gentager man ikke kun sensibiliteten for læseren, men giver du også en tidsramme for, hvornår du kan forvente betaling og giver dig mulighed for at overveje, hvad du skal gøre næste, hvis betalingen ikke sker inden for vinduet.
Statlige konsekvenser for forsinkelse
Hvis der er nogen konsekvenser for en yderligere forsinkelse i betalingen, angiv dem ved brevets afslutning. En fælles konsekvens er indledningen af formelle søgsmål til at inddrive beløbet i retten. Andre konsekvenser kan hæve konflikten højere op i organisationen eller stoppe tjenester. Hvis brevet er en sidste advarsel, skal du bruge en erklæring som "Dette er det endelige varsel du modtager. Hvis vi ikke modtager fuld betaling inden for 10 dage fra datoen for dette brev, vil vi søge alle retlige midler til rådighed for at inddrive denne gæld."
