Møder finder sted næsten overalt, hvor der er mennesker. Kirker, skoler og virksomheder holder alle møder af en eller anden grund. Når minutter er taget korrekt, kan de let videresendes til andre medlemmer af mødet, som skal høre noget specifikt igen, især en dag eller to efter mødet. Så meget vi kan prøve, vil vi aldrig huske alt. Det er derfor, at tage minutter korrekt på et møde er så vigtigt.
Tager notater
Kontroller, om din virksomhed, kirke eller skole har et påkrævet format for at tage møde minutter. Nogle forretningssteder har en vis måde, de kan lide at gøre ting, selvom det varierer fra standarden lidt. Sørg for at følge det ønskede format.
Sid på et sted, hvor du kan se og høre alle. Det er svært at skrive ned minutter, når du leder efter hvem sagde hvad. Siddende på en central placering er bedst, hvis værelset er temmelig stort uden forstærkning. Sid foran i stuen, når store grupper bruger mikrofoner.
Skriv datoen på dit papir. Få dit papir og din pen klar før mødet begynder at forhindre, at du mangler noget vigtigt i starten. Skriv også ned, hvis dette møde handler om et bestemt emne eller problem. Skyd hurtigt også siddearrangementet, hvis medlemmerne er relativt få. Dette vil også hjælpe dig senere, når du noterer dig hvem der sagde hvad.
Optag alle, der er der. Sørg for at skrive ned den ansvarlige for mødet såvel som dem, der ikke kunne deltage af en eller anden grund. Hvis det er muligt, lav en oversigt over emnet på forhånd for at give dig noget at følge, mens du tager minutter under mødet.
Skriv ned hvem der sagde hvad, ide eller emne diskussioner og beslutninger om disse diskussioner. Hvis en afstemning finder sted, skriv ned, hvem der præsenterede afstemningen, hvem udstationerede den og også hvad resultatet af afstemningen var, såsom 4 nej til 9 ja.
Optag ikke helt alt sagt under mødet. Skriv kun ideerne og emnerne sammen. Du vil køre dig selv skør, hvis du forsøger at skrive ned hvert ord hver eneste person siger.
Genoptag dine minutter så hurtigt som muligt efter mødet. Dette forhindrer fejl og hukommelsestab. Sørg for at dobbelttjekke din stavemåde, før du udskriver minutterne og udleverer dem til dem, der var på mødet.
