Billedet tæller for fotograferingsvirksomheder, så det er let at læse, veldokumenterede fakturaer har øget betydning. De styrker din professionalisme og, når den er organiseret og præcis, letter kundens godkendelsesproces. Der findes ikke noget officielt format, og du kan tilpasse dine til forskellige job. Nøgleelementer hører dog til hver fotofaktura uanset layout. Inklusive dem beskytter dig og dine kunder og gør din bogføring mere effektiv.
Opret overskriften
Et af de vigtigste ord for at regne med er "Faktura", som Hallmark Institute of Photography anbefaler at placere øverst på siden, så det ikke overses i klientens anden post. Medtag dit logo til anerkendelse. For at blive betalt skal du medtage dit firmanavn, arbejdsgiverens identifikationsnummer eller EIN, samt kontaktoplysninger som: adresse, telefonnumre, e-mail og websted.
Tilføj transaktionsidentifikatorer
Din faktura skal angive kundens købsordrenummer, navn og dato. Nummer dine fakturaer og nemmere sporing og undgå forvirring. Dit nummereringssystem kan tildele et sekventielt nummer til en klientkode eller være datobaseret. Et andet sporingsværktøj tilhører det jobnummer, du har tildelt projektet, i dette afsnit. Angiv forfaldsdagen og din betalingspolitik som "betales ved modtagelse" eller "balance ved modtagelse af billeder" og eventuelle rabatter for tidlig betaling.
Skitseringsbetingelser
Fotografer ejer deres billeder. Inkluder et afsnit, der fastsætter brugsrettigheder og billed ejerskab, du giver til kunden da disse kan udløse licens og kreative gebyrer. The American Society of Media Photographers anbefaler at bruge Picture Licensing Universal System - PLUS - sprog- og kategoriordre til en kedelplade eller erklæring, der dækker medietilladelser, krævet fotokreditforbindelse og de rettigheder, der købes. For enklere opgaver, brug en sætning som "Reklame, reklame og sikkerhedsstillelse brug af 40 billeder i evighed."
Detailudgifter
Kødet på din faktura er den detaljerede beskrivelse af arbejdet og dine gebyrer. Opgavebeskrivelsen, der fører dette afsnit, dækker specifikationer som skydeplacering, fotograferede motiver, antal billeder og specielle krav opfyldt. For eksempel kan beskrivelsen for en virksomheds brochure-fotograferingssession måske læses: "Tre-dages skyde af faciliteter og medarbejdere i Racine, Wisconsin, komplekset til 40 portrætbilleder, der skal leveres i digitalt format. Klienten leverede udgivelser, rekvisitter og hår / makeup og garderobe styling."
Ordren, hvor du angiver udgifter til refusion, skal afspejle den, der bruges på dit skøn. Omkostningerne ved rejser, forsyninger, udlejning og enhver ansat til at hjælpe skuddet går i dette afsnit, ligesom forberedelsesafgifter for digitale filer, cd'er og webgalleri eller bevis. Adskilte gebyrer fra udgifter og anerkende eventuelle betalinger og kreditter modtaget til dato. WonderfulMachine foreslår denne ordre for dit faktureringsoversigt.
Gebyrer:
- Licens-, reklame- og personaleafgifter opført særskilt med eventuelle gældende omkostninger pr. Dag
- beviser
- Billeder behandlet til reproduktion og billedgebyr Gebyrer i alt
Udgifter:
- Personale
- Udstyr
- flybillet
- indlogering
- Catering
- Biludlejning
- Måltider og andet. Udgifter i alt
Vedhæft kvitteringer
Ved at organisere dine kvitteringer efter omkostningskategori reduceres den tid, en klient skal godkende og betale din faktura. Opbevar dine originale kvitteringer og udlever kopier til støtte for din faktura. Overvej at scanne hver gruppe af kvitteringer for at oprette et.pdf-dokument, som du derefter kan redigere for klarhed. Tilføj en titel, fremhæv kategoriomkostningerne, og gentag sidetallet som en fodnote i nederste højre hjørne. Liste udgifter uden kvitteringer, såsom kilometertal og tips, på en mindre penge log og scan det. Din kunde kan derefter sammenligne kvitteringsbeløbet for udstyrsleje med den pågældende linjepost på fakturaen.
