Et brev af tilsagn er skrevet af en part til en anden, der beskriver omfanget af det arbejde, der skal leveres. Disse breve er fælles med entreprenører, fragtudbydere og ejendomsinvestorer. Mens det ikke er en kontrakt, er brevet en garanti for tidligere diskuterede forventninger og aftaler. Skriv et brev af tilsagn på et klart, præcist sprog for at undgå forvirring.
Aspekter en formel aftale
Brevet er ikke en kontrakt. Kontrakter er underskrevet af begge parter og indeholder ofte ansvarsfraskrivelser og en masse juridisk jargon. Selv om tilsagnet ikke er en kontrakt, er det en formel aftale med juridisk bindende forankringer i retten. Et brev angiver afsenderens hensigt med detaljer om, hvordan et projekt vil blive udført. Afsenderen underskriver brevet i god tro og ved at begge parter allerede har aftalt vilkårene. Modtagere forventer brevets ankomst og bør ikke blive overrasket af indholdet.
Klare overvejelser om hensigter
Erklæringens brev angiver klart afsenderens hensigter ved brug af almindeligt sprog. Intentioner omfatter startdato, omkostninger og forventet varighed til gennemførelse for projektet. Opsummere omkostningerne i henhold til de aftalte vilkår, enten for hele projektet eller om hver time eller dag.
Brevet forklarer også klart det arbejde, der skal udføres. For eksempel vil en males virksomhedsbrev angive, hvilken del af huset der skal males, såsom intern eller ekstern, der definerer de farver, der vil blive brugt. Eventuelt udstyr som stilladser er også angivet i brevet med eventuelle ekstra omkostninger eller forventede behov såsom adgang til ejendomme. Maleren er forfatteren af brevet og giver den til boligen, inden arbejdet begynder.
Betingelser for opsigelse
Mens en skrivelse af tilsagn er skrevet og underskrevet af kun en part, er den baseret på gensidig aftale. Som sådan har parterne ret til at opsige kontrakten. De levedygtige årsager til opsigelsen er anført i brevet. Årsager kan omfatte forlængede forsinkelser, uventede omkostninger eller andre overtrædelser af aftalen.
Sådan formateres Letters of Undertaking
Standardformateringspraksis for forretningsbrev bruger en lige 1-tommers margin på alle sider. Brug professionelle skrifttyper som Times New Roman eller Arial i en skriftstørrelse på 11 eller 12 point. Brug blokformatering med alle linjer startende på venstre margen med et mellemrum mellem informationsblokke. Den første blok er afsenderens navn og kontaktoplysninger efterfulgt af den anden blok, som er datoen for brevet. Den næste blok er modtagerens navn og kontaktoplysninger efterfulgt af hilsen og derefter hoveddelen af informationen. Hold den afsluttende professionelle, og skriv bogstavet i sort eller blåt trykfarve.
