IRS-formular W-2 viser løn optjent i årene samt de afgifter, der tilbageholdes fra disse lønninger. Arbejdsgiverne skal udstede en W-2-formular til hver medarbejder. Medarbejdere arkiverer kopier af deres W-2 formularer med deres føderale og statslige skatteformularer. W-2 tjener som bevis for indtjening for medarbejderen og som bevis på løn udbetalt og skat tilbageholdt for arbejdsgiveren. W-2-blanketter indeholder også oplysninger om bidrag til pensionsregnskaber og arbejdsgiverforsikrede sygesikringsydelser.
W-2 For arbejdsgiveren
Hvis du har medarbejdere, skal du sende en W-2 til hver medarbejder. Du skal levere kopier af W-2 til både medarbejderen og IRS. Du skal levere en W-2, selvom medarbejderen kun har arbejdet en del af året. Udfyld W-2-formularen med medarbejderens navn og adresse, Social Security nummer, størrelsen af bruttolønnen udbetalt til medarbejderen, mængden af skattepligtige lønninger og de beløb, du har tilbageholdt for føderale indkomstskatter, Medicare og Social Security skatter. Angiv eventuelle beløb før skat tilbageholdt fra medarbejderens lønsedler til alderspension. Hvis du er i en stat med statsskat, skal du udfylde boksene nederst på W-2 for at angive de beløb, du har tilbageholdt for statens indkomstskatter.
W-2 For Medarbejderen
Indberette oplysningerne på din W-2-formular om din indtjening og de afgifter, der holdes tilbage fra dine lønsedler på din formular 1040 eller 1040EZ. Hvis du modtager mere end en W-2, fordi du havde mere end en arbejdsgiver, skal du sammenføje de beløb, der vises på disse formularer. Hvis du sender dine skatteopgørelser pr. Mail, skal du vedhæfte Kopi B på din W-2 til dit føderale afkast og Kopiere C til din tilstandsret. Hvis du indlæser dine skatter elektronisk, behøver du ikke sende kopier af din W-2, men du skal gemme dem på filen. Hvis en skatforberedende e-fil for dig, skal du forsyne præparatet med en kopi af din W-2.
Indsendelsesfrister
Arbejdsgiverne skal levere deres W-2-formularer senest den 31. januar (2. februar 2015 på grund af weekenden). Desuden skal arbejdsgivere indsende kopi A af hver medarbejders W-2 sammen med en formular W-3 til IRS senest den 28. februar (2. marts 2015). Hvis du sender dine W-2 og W-3 filer elektronisk, har du indtil 31. marts. Hvis du ikke kan overholde fristen for at indsende dine W-2 og W-3-formularer med den føderale regering, kan du anmode om en 30-dages forlængelse ved at indsende formular 8809, ansøgning om forlængelse af tid til filoplysninger returneres. Denne udvidelse gælder kun fristen for fil med regeringen, ikke fristen for at levere W-2'er til dine medarbejdere. Medarbejdere har indtil 15. april at indsende deres selvangivelser, herunder deres W-2-oplysninger, medmindre de anmoder om forlængelse.
Korrigere formularer
Inden du udsender en W-2 som arbejdsgiver, og når du modtager din W-2 som medarbejder, skal du kontrollere, at socialsikringsnummeret og navnet vist på blanketten er korrekt. Hvis nummeret eller navnet ikke er korrekt, kan arbejdsgiveren udstede en korrigeret W-2.
