Sådan kører du en kirkeinventar

Opgørelse for religiøse organisationer kan være både fysiske ting og færdighedsgrupper af menighedsledere, der er villige til at donere deres tid. De, der er villige til at donere deres tid og deres ekspertise, bør redegøres for, så de kan udnyttes korrekt til kirkens gavn. Fysiske kirkeaktiver skal dokumenteres skriftligt med dokumenter, der er gemt sikkert på flere steder. Flere mennesker kan hjælpe med at forberede en første kirkeopgørelse, men vedligeholdelse og sikker opbevaring af den skal tildeles en enkelt designer. Indsamling af indledende opgørelse kan tage så længe som en uge, og årlig opgørelse afstemning bør ikke tage mere end en dag eller to. Dette projekt kræver opmærksomhed på detaljer.

Elementer du skal bruge

Regnearksoftware
Internet
Printer / kopimaskine
Udklipsholder
Blyant
Etiketter

Opgørelse over fysiske genstande

Hent en færdigbygget kirkeopgørelse form fra internettet eller opret din egen bruger regneark software. Øverst i formularen skal du angive organisationens navn og mellemrum for både arknummer og lokationsnavn. Nedenfor oprettes kolonner med titlen "Serienummer", varebeskrivelse, "" Erhvervet dato, "" Initial Value "og" Keep / Dispose. "Udskriv nok kopier af den formular, der skal bruges i hvert værelse i kirken, og føj til et udklipsholder.

Skelne mellem forsyninger og udstyr og noter et dollarbeløb, der kvantificerer sondringen. For eksempel betragtes varer med en pris under $ 500 hver især, mens varer med en pris på over $ 500 hver betragtes som udstyr. På grund af dets værdi bør udstyr opfinde sig, mens det ikke er nødvendigt at opbevare lagerbeholdninger.

Opret en sekventiel liste over serienumre ved hjælp af regnearksoftware og udskrive numrene, hver på 1-tommer-etiketter. Første gangs beholdning er nogensinde taget, serienumre skal være i årsmåneders unikt nummerformat. Det unikke nummer er det, der vil ændre sig sekventielt, for eksempel: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Start i et rum og identificer alle elementer, der tæller som udstyr. Når du har identificeret, skal du vedhæfte et serienummeretiket nederst på hvert element, så der kan spores genstande.

Bemærk arknummeret og værelsesnavnet ved hjælp af opgørelsesskemaerne på et udklipsholder. For hvert element med et serienummer registreres data i alle felter, der er til stede på opgørelsesformularen.

Beskrivelsesfeltet skal have et overblik over varen. Seriefeltet skal indeholde det nummer, du har anbragt på bunden af emnet. Når du tager de oprindelige opgørelsesoplysninger, er den købte dato og startværdien muligvis ikke tilgængelig. Hvis det er, udfyld formularen i overensstemmelse hermed. Hvis det ikke er tilfældet, skriv den aktuelle dato i det datoafkøbte felt og vurder værdien. Hvis en vare bliver holdt, skal du blot sætte en check i feltet. Angiv datoen for bortskaffelse, hvis den bortskaffes.

Flyt fra rum til rum, der gentager trin 4 og 5. Husk at fortsætte med at notere arknummeret og navnet på rummet øverst på hvert ark, når du skifter placeringer.

Lav enkelteksemplarer af de udfyldte opstillingsblanketter. Placer en kopi hver, i rækkefølge efter arknummer, ind i et tre-ring bindemiddel. Placer et bindemiddel på en sikker, offsite placering og den anden på et administrativt kontor. Følg opgørelsesprocedurer mindst en gang om året.

Opgørelse over færdighedssæt

Skaff en færdigbygget kirkefrivillig form fra internettet eller opret dit eget bruger regnearksoftware. Inkluder felter til "Navn", "Adresse", "Telefonnummer", "Emailadresse", "Dage tilgængelige" og "Timer pr. Uge tilgængelig." I en kolonne ned på siden skal du angive de færdigheder eller roller, der kræves, og instruktioner til frivillige om at cirkulere interessepunkter, som f.eks. Busdriver, frivillig frivillig service, aktiviteter koordination og fødevarepantry donation kontorist.

Fordel formularen under søndagsskolen eller en kirketjeneste eller send det ud via mail med en anmodning om at vende tilbage til et bestemt sted på eller inden en bestemt dato.

Indsæt formularerne i et tre-ring bindemiddel eller for nem brug, lav en digital database med frivilliges personlige oplysninger og interesser. På denne måde kan der foretages direkte kontakt med interesserede medlemmer af menigheden, og administrativt personale kan nøjagtigt se de ressourcer, der er til rådighed for kirken.

Fordel nye frivillige blanketter senest en gang årligt. Hvis opdaterede formularer ikke returneres til den person, der tidligere har fyldt dem ud året før, skal du foretage telefonkontakt for at afgøre, om de stadig gerne vil give deres tid på de områder, de tidligere har noteret og foretage ændringer i overensstemmelse hermed.

Tips

At oversætte fysiske lagerdata til et digitalt regneark giver et tredje punkt for opbevaring.

Tilføjelse af nye varer til lager, når de kommer ind, sikrer, at deres overtagelsesdato og begyndelsesværdi registreres korrekt.

Revisér frivilligt formularen årligt for at inkludere nye færdigheder eller stillinger.