Når du laver et salg til en god eller en tjeneste, men ikke straks tager fuld betaling, opretter du en tilgodehavende. Tilgodehavender er aktiver, som repræsenterer pengeværdien for din virksomhed i form af betaling til dig, og bedste praksis kræver, at du tegner dem for dine bøger. Meget små virksomheder arbejder nogle gange kontant, men dette system kan ikke håndtere tilgodehavender, så du skal bruge det mere almindelige periodiseringsgrundlag i stedet. Dette indebærer at lave poster i flere kontoudtogs for hver transaktion.
Opret en kontos skyldig konto og hovedbog. Fordi de er aktiver, kan du teknisk registrere dine fordringer på din hovedaktiver konto, men forretningsmæssige aktiver er forskellige, og denne konto kan blive uhåndterlig over tid. Ved renere optagelse skal du oprette en helt separat datterkonto specielt til tilgodehavender. Derefter kan du gøre al din dataindtastning i den store bog, og simpelthen kompilere den på hovedaktivitetskontoen, når du udarbejder finansielle rapporter.
Optag hvert salg, der skaber en tilgodehavende i din indtægtsregnskabsbogstav først, som du ville gøre generelt. Salget går i højre kolonne som en kredit, da kreditering øger en indtjeningskonto.
Optag oprettelsen af tilgodehavender, for det samme dollarbeløb som salgsprisen, i din kundefordelingsbogbog, bortset fra her markeres den i venstre kolonne som en debet. Denne post fastslår, at du skylder penge og endnu ikke er betalt.
Opdater posten i din kundefordelingsbog, når du faktisk modtager betaling. Optage betalinger som kreditter fuld betaling bør helt ophæve værdien af tilgodehavender. Brug faktura eller sporingsnumre til korrekt kortbetaling til de korrekte tilgodehavender.
Debiterer din kontoboggerbog for betalingsbeløbet. Dette indikerer, at den reducerede værdi af dine aktiver er blevet opvejet af en stigning i kontanter.
Opret et nyt segment i din kundefordelingsbog med en titel som "Tilgodehavender for dårlige tilgodehavender." Dette tjener som modstykke til din fordringskonto; dens formål er at estimere "dårlige", "urealiserbare" eller "uopsamlede" gæld, som du forventer ikke at kunne indsamle.
Anslå værdien af de dårlige tilgodehavender, du forventer at tilfalde i løbet af den kommende periode. For at gøre et godt skøn, brug branchestatistik, når det er ledigt, eller stole på din tidligere erfaring, kollegers erfaring i branchen eller en vurdering af de nuværende økonomiske forhold på dit marked. Indtast dine anslåede dårlige tilgodehavender som en kredit i tillægskassen, og indtast det samme beløb som en debet i din udgiftskonto.
Juster værdien af dine tilgodehavender nedad mindst en gang i hver regnskabsperiode ved at indregne værdien af tvivlsomme eller uopsættelige tilgodehavender, som du anslår i din kvoteregnskabsregnskab og trække det fra din samlede i kundefordelingen. Den nye samlede skaber en figur kaldet "netto realisationsværdi" eller "nettofordring" og repræsenterer fordringerne penge skyldige til dig, som du realistisk forventer at indsamle.
Tips
-
Opgør dine tilgodehavender til enhver tid for at se den samlede værdi af din virksomheds tilgodehavender. Brug disse oplysninger som en reference for at undgå at bruge for mange penge på kort sigt, som du endnu ikke har samlet.
Som et alternativ til kvotemetoden til estimering af dårlige tilgodehavender, kan du bruge en meget enklere metode kaldet direkte afskrivning. Ved denne metode krediterer du simpelthen dårlige tilgodehavender til deres fulde værdi, når du anser dem for at være uindkøbelige, og opretter en tilsvarende debitering på din udgiftskonto. Dette er lettere i skattemæssigt øjemed end ved brug af tillægsmetoden, og indebærer mindre dataindtastning, men er mindre kraftfuld og mindre fleksibel. Tillægsmetoden er sædvanligvis foretrukket.
