Virksomheder og enkeltpersoner bruger normalt scannere til at gengive dokumenter og billeder i disse dage. Disse kan være frittstående enheder eller all-in-one scannere med printfunktioner. For at afgøre, om en scanner er en værdifuld investering, skal du afveje maskinens fordele og ulemper. Variationen i funktionssæt komplicerer denne proces.
Pro: Hurtig reproduktion med bevarelse af original
Scannere gør det unødvendigt at genindtaste tekst eller omdanne billeder. Således kan du reproducere et dokument eller billede i så lidt som 10 sekunder, selvom originalen tog timer eller dage at producere. Scanneren kan lave denne kopi uden at beskadige originalen.
Kon: sider kopieret
De fleste scannere er bygget til at gengive tekst og billeder, der er trykt på ark. De er ikke designet til at scanne 3D-objekter, selvom scanneren er tosidet (kan scanne frem og tilbage). Designet betyder, at du er begrænset til det, du scanner. 3D-scanning ville indebære mere avanceret laserteknologi, der ikke typisk findes i den gennemsnitlige kontorscanner.
Pro: Digitalisering
Når du har scannet et dokument, kan du gemme det scannede billede som en fil på din computer. Du kan ændre denne fil med forskellige slags software. Digitalisering af et dokument eller et billede betyder også, at du nemt kan transportere den resulterende fil, f.eks. Ved at sætte den på en pen eller sende den til en kollega via e-mail.
Con: Fald i kvalitet
En scanning er et billede af tekst, grafik eller begge dele. Som et resultat kan scanninger aldrig være så gode i kvalitet som det originale element, som du scannede, både på grund af software- og hardwarebegrænsninger. Datakomprimering under digital konvertering mindsker også det scannede billedkvalitet - nogle komprimeringsformater er værre end andre til dette. Datatab kan ikke være synligt for det blotte øje, men det sker altid. Dette kan ikke være et stort problem for grundlæggende tekstdokumenter, men det bliver problematisk, når du skal bevare billeddetaljer og farve. At opnå en højere kvalitetssøgning betyder generelt, at du opretter en større fil, som ikke så nemt er gemt eller sendt via e-mail.
Con: Tekniske problemer og portabilitet
Scannere er afhængige af software og bevægelige dele som en transportstang til drift, og i mange tilfælde behøver de også en værtscomputer. Som et resultat kan scannere støde på fejl og kræver vedligeholdelse. For eksempel kan scanneren have brug for nye drivere eller få computeren tilsluttet scanneren til at fryse. LED-pærerne kan dimme, kræver udskiftning, og scannerlejet kan blive snavset nok til at forstyrre scanningskvaliteten. Sensorer kan ophøre med at arbejde på grund af fejlede forbindelser. Scannere kan også blive forældede og skal udskiftes over tid. Både vedligeholdelse og udskiftning kan være dyrt, især for store kontorscannere, som er komplekse. Derudover kan portabilitet være et problem, både på grund af scannerens størrelse og på grund af scannerens afhængighed af, at en værtscomputer skal køre.
