En kapacitetsopgørelse er en kort redegørelse for virksomhedens muligheder, ekspertise og erfaring. Det bruges af virksomheder, der forsøger at indgå kontrakt med et regerings kontor. Det fortæller regeringskontoret, hvem selskabet er, hvad virksomheden gør, og hvorfor regeringen skal ansætte virksomheden.
Hold det kort
Kapacitetsudtalelser skal være specifikke, men korte. De skal skrives på forretningsartikler med firmaets logo på formularen. De bør begrænses til en side. En kapacitetserklæring skal skrives, så læseren er interesseret i de angivne oplysninger. Hver gang et firma ansøger om et statsligt arbejde, er der skrevet en ny kapacitetsopgørelse.Dette gør det muligt for den korte erklæring at være specifikt beregnet til det særlige job, virksomheden ansøger om hver gang. Kugleformede udsagn og korte sætninger virker ofte godt for disse udsagn, fordi de er korte men koncise.
Vær specifik
En kapacitetsopgørelse fortæller om virksomhedens grundlæggende oplysninger, herunder dets placering og kontaktoplysninger. Det giver også et selskab mulighed for at være specifik på aspekter, der sætter virksomheden fra hinanden. Disse udsagn begynder med en introduktion og omfatter typisk typisk tre sektioner: kernekompetencer, tidligere præstationer og differentiatorer. Introduktionen fortæller hvem du er, og hvorfor organisationen skal ansætte din virksomhed. Kernekompetencer fortæller om virksomhedens ekspertise specifikt skrevet til det job, den søger. Den tidligere performance-sektion beskriver specifikt lignende arbejde, som organisationen har gjort, og den måde, den vedrører det nuværende job. Endelig fortæller differentiatorer hvad der skiller dette firma fra andre virksomheder. Det er vigtigt at medtage alle unikke attributter om virksomheden.
Ting at undgå
Visse ting bør undgås ved udarbejdelse af en kapacitetsopgørelse. Kapacitetsudtalelser er korte erklæringer, men indeholder stadig en stor del relevante oplysninger; derfor er der ikke plads til vage udsagn. Hver erklæring skal planlægges omhyggeligt for at undgå dette. Hver erklæring skal indeholde et formål og tilbyde gavnlig information om virksomheden. En anden ting at undgå er underrating eller overselling af virksomheden. Oplysningerne på erklæringen skal være sande og præcise. Når du udarbejder en kapacitetsopgørelse, er det ofte nyttigt at få en redaktør gennemgå det, inden den indsendes.
