Der er flere grunde til, at en medarbejder måske har brug for bevis, hun arbejder for dig. Normalt er det fordi nogen - en udlejer for eksempel - ønsker bekræftelse på, at din medarbejder har et job og en stabil indkomst. Udenlandske medarbejdere kan have brug for et bekræftelsesbrev for at få visum. Skrivning af brevet er ikke kompliceret, så længe du er forsigtig, giver du ikke fortrolige oplysninger.
Skabeloner og formularer
Kontroller, om din afdeling for menneskelige ressourcer har en standardiseret skabelon til bekræftelsesbreve. Det er en almindelig praksis, især hos større virksomheder. Skabelonen gør det hurtigere for forfatteren at afslutte, og HR behøver ikke at bekymre sig om brevet om at sige noget galt. Hvis brevet skal kvalificere medarbejderen til en eller anden form for statslige ydelser, kan det involverede agentur have en standardiseret formular. Det er op til medarbejderen at tage formularen i, hvorefter du udfylder den.
Hold det formelt
Et bekræftelsesbrev er ikke venligt, og det er ikke kreativt at skrive. Det er ren forretning, så send det ud på din virksomheds brevhoved, skrevet i standard forretningsformat. Tegn det som enhver anden forretningsbrev. En emnelinje - "Ansættelsesbekræftelse til Jane Doe" - lader modtageren kende emnet. Teksten er, hvor du fortæller modtageren, at Jane Doe virkelig arbejder for dig, og hvad hendes løn er, hvis det er nødvendigt. Når du skriver til indvandring, skal du muligvis også medtage detaljer om, hvor længe hun har arbejdet for dig og hvad hendes arbejdsopgaver er.
Følg reglerne
Tjek med din HR-afdeling ikke kun om tilgængelige skabeloner, men hvilke procedurer det kræver, at du følger. Det kan være en virksomhedsregel, for eksempel at medarbejderen skal give tilladelse til det skriftligt, inden du sender nogen medarbejderoplysninger. Konfigurer brevet til de bare fakta, du bliver bedt om: Hvis brevet ikke beder om lønoplysninger, angiv ikke noget. Undgå off-hand kommentarer om en medarbejders personlighed eller ydeevne, der kunne komme tilbage til at bide dig.
Ting at se på
Bekræftelse bogstaver lyd rutine, men vigtige beslutninger - får din medarbejder en lejlighed eller en forsikring? - kan hænge på dem Ikke bare smid ud svar: Få fakta om ansættelsesdatoer eller løn fra din virksomhedsregistre, før du lægger dem på papir. (Bevis bogstavet, inden du sender det ud, eller har HR det. Mistyping $ 50.000, når din medarbejders løn er $ 60.000, kan påvirke, om hun får lejligheden.
