I periodiseringsregnskaber svarer indtægterne til de udgifter, der bruges til at generere dem, og registreres, når de afholdes, uanset hvor kontanter udveksles. Dette fører til et behov for dobbeltregistrering, hvor hver transaktion har mindst en kredit og en debitering i bøgerne. Indtastningerne i dette system kaldes journalposter. For at journalisere at betale en regning i regnskab, skal du forstå, hvordan transaktionen påvirker de forskellige konti i din organisation.
Dobbeltregnskabsgrundlag
Double entry-regnskabet er baseret på forudsætningen om, at aktiver altid vil svare til forpligtelserne plus egenkapitalen af virksomheden. Aktiver kan omfatte likvide beholdninger, bygninger, udstyr, investeringer og mere. Forpligtelser er beløb, som din virksomhed skylder, som f.eks. Saldi hos sælgerne, lånebalancerne, de løbende kontosaldoer og lige afregningsbetalinger. Selskabets egenkapital er forskellen mellem aktiver og forpligtelser og påvirkes af indtægter og omkostninger.
Omsætningen øger egenkapitalen og omkostningerne reducerer det. Negativ egenkapital betyder, at din virksomhed skylder mere end den ejer. I dobbeltregistreringsregnskab holdes konti i en balance, hvor debiteringer altid er lige store. De normale saldi for aktivkonti er debiteringer. Normale saldi for forpligtelser og egenkapital er kreditter. Da indtægterne øger egenkapitalen, er den normale balance også en kredit, mens udgifterne er debiteringer. På denne måde forbliver ligningen afbalanceret.
Forståelse af kontoens betalingsfunktion
For at journalisere at betale et lovforslag skal du allerede have opført regningen i dine regnskaber. Du vil gøre dette med den konti, der skal betales, hvilket svarer til beløb, som din virksomhed skylder andre parter fra normal forretningsvirksomhed. Du har muligvis fået en faktura eller regning fra at erhverve et aktiv eller fra at pådrage en udgift, for eksempel. Du ville optage regningen, når du modtog den som en betalingskonto, selvom betalingsdatoen ikke forfalder i yderligere 15, 30 eller 60 dage.
Eksempler på, hvordan man journaliserer et regning i regnskab
Antag at du modtager en faktura for køb af $ 50.000 af varer, du vil videresælge. Denne vare er inventar, et aktiv i din virksomhed. Du vil optage denne faktura som en debitering til lager og en kredit til betalingsforpligtelser.
Du modtager denne måneds elektriske regning i mængden af $ 850. Elektricitet er en udgift. Du vil debitere forsyningsselskabernes udgiftskonto og kreditkonti, der skal betales.
Når regningen eller fakturaen er betalt, vil den påvirke betalingsforpligtelser og kontanter. Fordi du reducerer gældsforpligtelsen, er det debitorsiden for transaktionen. Du reducerer det kontante aktiv, så du skal kreditere penge. I eksemplet nedenfor antager vi, at vi udsteder betalinger for begge regninger i vores tidligere journalposter.
Kort sagt, du optager regningen eller fakturaen ved at debitere enten et aktiv eller en udgiftskonto og ved at kreditere betalinger. Når du betaler regningen, debiterer du konti og kreditkontanter.
