Succesfulde arkivstyringssystemer gemmer sikkert arkiver og skaber en organisationsmetode til oprettelse, vedligeholdelse, brug og bortskaffelse af poster. Oprettelsen og løbende opdatering af retningslinjer for rekordstyring er afgørende for at opretholde systemets integritet. Med retningslinjer for informationskrav, input metoder, lagringstider og backup, sikkerhedsbestemmelser og nøjagtig rapportering, kan du oprette et effektivt record management system.
Information
Udvikl retningslinjer for, hvilken type information dit firma ønsker og skal gemme. Dette skal omfatte kontrakter, medarbejderfiler, indarbejdelsesdokumenter, kundejournaler, reguleringsdata, regnskaber og andre relevante oplysninger, der er nødvendige af virksomheden. Kompilér denne liste ved at konsultere flere afdelinger for at sikre fuldstændighed og overholdelse af ethvert funktionelt behov. Gennemgå den endelige liste med din virksomheds juridiske rådgiver for at kontrollere, at oplysninger, der er nødvendige for at opfylde juridiske forpligtelser, er inkluderet i dine retningslinjer til lagring af opbevaring.
Input Metoder
Udform en metode til optagelsesindgang for hver optagetype. Optagelser kan indtastes manuelt, importeres fra komplementære systemer eller indlæses gennem et scanningssystem. Disse input metoder skal være pålidelige og sikre. Ved elektroniske udvekslinger sættes der i afskedigelseskontrol, der sikrer nøjagtige overførsler. Ved manuel indlæsning skal der indledes et kvalitetsstyringssystem for at sikre nøjagtighed.
Opbevaring
Angiv opslagstidslinjer for hver type rekord, der er indtastet i systemet. Tidslinjer bør tage hensyn til lovmæssige forpligtelser, begrænsninger i datasystemet og funktionalitet. Ved sjældne adgangsregistre skal du overveje et komplementært lagringssystem, der muliggør lejlighedsvis adgang til optegnelser. Disse poster kan komprimeres for at minimere lagerbehov. Lagring af optagelser væk fra dit primære recordsystem gør det muligt at trække ofte anvendte poster hurtigere. Dine retningslinjer til optagelsesstyring bør indeholde rutinemæssige backupprocedurer og fortrinsvis ekstern lagring af kritiske poster på stedet.
Sikkerhed
En dybtgående sikkerhedsplan er en væsentlig del af din rekordhåndteringsplan. Gruppeposter registreres i sikkerhedsklassificerbare grupper og tildeler sikker adgangskodebeskyttet adgang til de rette medarbejdergrupper. Denne sikkerhedskontrol bør også gælde den, der har adgang til inputdata, udføre vedligeholdelse og bruge eller ødelægge poster. Rutinemæssigt gennemgå sikkerhedsgodkendelse for at sikre overholdelse af selskabs- og lovpligtige forpligtelser. Indarbejd sikkerhedsgodkendelse i nye medarbejderprocedurer og afslutte medarbejderprocedurer.
Rapporter
Rutinemæssig rapportering skal være en del af dit rekordstyringssystem. Disse rapporter skal indeholde lister over brugere, der har adgang til følsomme data, ændringer i sikkerhedsgodkendelse, fejlrapportering for ufuldstændige poster og poster, der er genstand for bortskaffelse. Tilføj rapporter til eventuelle kritiske dataområder.
