En husejereforening er en gruppe, der forvalter kvarteret. Det fører tilsyn med pagterne og håndhæver regler i nabolaget. Den forvalter også samfundets finanser samt tjenester som vedligeholdelse og landskabspleje. Mange sammenslutninger afholder regelmæssigt bestyrelsesmøder og møder i hele samfundet mindst en gang om året.
Ring til mødet for at bestille. Foreningens præsident bør være den ene til at gøre dette. Dette er et tegn på, at rummet bliver stille og officiel virksomhed til at begynde.
Etablering af et quorum. Et flertal af bestyrelsesmedlemmerne skal være til stede på mødet for at få stemmer til at finde sted. Et quorum er etableret i begyndelsen og registreret af sekretæren.
Godkend protokollen fra det foregående møde. Bestyrelsesmedlemmerne er sædvanligvis blevet fremlagt kopier af protokollen fra det sidste møde forud for begyndelsen af dette møde. Protokollen er godkendt af et bestyrelsesmedlem, der træffer et forslag, hvis forslaget er udstationeret af et andet medlem og alle andre bestyrelsesmedlemmer, der stemmer.
Gennemgå regnskabsrapporten.Foreningens kasserer vil dække vigtige punkter vedrørende foreningens finanser, herunder mængden af indsamlede afgifter samt udgifter siden sidste møde.
Hør lederens rapport. Dette er information fra fællesskabschefen om eventuelle begivenheder i samfundet siden sidste møde samt eventuelle interesseposter, der skal bringes til bestyrelsens opmærksomhed for deres handling eller stemme.
Vurder eventuelle udvalgsrapporter. Især i større samfundsforeninger vil der være udvalg til forskellige opgaver inden for samfundet, som for eksempel at udgive et nyhedsbrev, organisere aktiviteter eller administrere vedligeholdelsesopgaver. Disse rapporter er kortfattet oversigt under mødet.
Genoverveje enhver gammel virksomhed, der stadig ikke er færdig eller venter på en endelig beslutning fra bestyrelsen.
Bed om rapporter om enhver ny virksomhed, der skal bringes til kendskab til bestyrelsen. Disse opgaver kan afstemes på mødet eller fremlægges og tilføjes til dagsordenen for det næste planlagte møde.
Åbn gulvet for kommentarer fra foreningens medlemmer. I løbet af denne tid kan ethvert medlem med bekymring, klage eller forslag komme frem for at blive hørt af bestyrelsesmedlemmerne.
Afbryd mødet ved at meddele tidspunkt og sted for det næste møde og officielt afslutte det aktuelle møde.
Tips
-
Inden mødet fremlægges rapporter til bestyrelsesmedlemmer, der skal godkendes. Dette vil spare tid under mødet.
