For at håndtere konflikter på arbejdspladsen skal HR-afdelinger have en formaliseret skriftlig politik, der beskriver, hvad der anses for upassende arbejdspladsadfærd, og som er let tilgængelig for alle medarbejdere. En politik for konfliktløsning i virksomhederne skal også fastlægge klare procedurer for undersøgelse af ikke-overensstemmelsesrapporter og disciplinære foranstaltninger. Virksomheder med svage konflikter på arbejdspladsen kan miste talentfulde og produktive arbejdere, der simpelthen søger at undslippe en ubehagelig kollega, hvis negative adfærd går ukontrolleret.
Vigtigheden af at formalisere konfliktpolitik på arbejdspladsen
Sammenlægning af et detaljeret dokument til henvisningen til frontlinjeledere og medarbejdere er generelt et værktøj til succesfuldt at håndtere konflikter på arbejdspladsen. Har en klar politik. såvel som et system til indberetning af overtrædelser og undersøge dem sikrer, at ingen medarbejder "falder gennem revnerne." Ved etablering af en omfattende konfliktundersøgelses- og beslutningspolitik skal menneskelige ressourcer have beføjelse til at håndhæve disciplinære foranstaltninger baseret på overtrædelser eller ellers arbejdstagere vil ignorere politikken. Virksomheder, der kæmper for at finde et sted at starte, når de designer deres konfliktpolitik på arbejdspladsen, bør overveje at vedtage en nultolerancepolitik, som gør det klart for alle medarbejdere, at chikane på arbejdspladsen er uacceptabel. At have en nultolerancepolitik kan reducere chancen for, at klageansvarlige foretager uinformerede domsopkald.
HR's rolle i Tvistemægling
Menneskelige ressourcer er det andet kontaktpunkt i enhver interpersonel tvist på arbejdspladsen, den første er en medarbejdernes direkte vejleder - medmindre konflikten er mellem medarbejderen og vejlederen. I et stort firma kan der være en fordel ved at have en tvistmæglings specialist. Hvis en tvist er alvorlig nok til, at hovedlederne ikke umiddelbart kan løse situationen, kan begge modstridende medarbejdere henvises til en tvistemæglingsspecialist i menneskelige ressourcer. Menneskelige ressourcer bør tale separat med hver part; herunder begge parter i diskussionen kan skabe skræmmende adfærd, enten ægte eller opfattet. Den menneskelige ressource specialist beslutter, om klagen kræver en undersøgelse eller skal sendes til et eksternt retshåndhævende organ til revision. Der skal udstedes en formel advarsel til en anklaget medarbejder og en notat i sin fil, hvis der i fremtiden indgives klager over ham. Human Resources Officeren bør ikke afvise klager simpelthen fordi de er vanskelige at undersøge. Nogle hændelser kan kræve undersøgelse gennem en internetspecialist eller ekstern sikkerhedskonsulent efter skøn fra den højtstående personaleansvarlige.
Hvornår skal man konfrontere og hvornår man skal forblive neutral
En personalepersonale, der undersøger en klage, bør forblive neutral, indtil noget bevis for overtrædelsen kan verificeres ved uigenkaldeligt bevis. At opnå uoprettelige beviser kan kræve en særlig undersøgelse, som f.eks. Installation af sikkerhedskameraer eller gennemgang af arbejdspladsens computerbrug. Først efter at have vist, at en medarbejder har en fejl i en interpersonel konflikt, skal lederen eller personalets medarbejder træffe disciplinære foranstaltninger.
Konsekvenser af en politisk overtrædelse
Den mindste formelle form for disciplinære handlinger bør være en skriftlig formel påtalemyndighed med klart definerede konsekvenser for gentagne overtrædelser. Når alvorlige overtrædelser mistænkes, men ikke er bevist, kan menneskelige ressourcer suspendere en medarbejder i afventning af en undersøgelse. Selv hvis påstandene viser sig at være falske, kan det være mindre kostbart at betale den suspenderede medarbejder for nedetid, end at ignorere spørgsmålet og muligvis stå over for en kostbar retssag indgivet af den mindre ansatte. Mere alvorlige overtrædelser, såsom fysisk eller seksuelt misbrug på arbejdspladsen, bør være begrundelse for øjeblikkelig afskedigelse, hvis det er bevist. At vide, at for eksempel chikane på arbejdspladsen kan føre til opsigelse kunne være en stærk afskrækkende virkning på upassende adfærd.
