At sige farvel er aldrig let, om det er et personligt eller professionelt forhold, du forlader. Men når du skiller måder med dine kunder, uanset årsagen, er det vigtigt at være forsætlig, gennemsigtig og taktfuld, når du deler nyhederne. Dine kunder har spillet en vigtig rolle i din virksomhed, og du bør behandle dem som sådan.
Lav en betydningsfuld brev
Skrivning af farvel breve til kunder behøver ikke at være kompliceret. Men det skal gøres rettidigt. Mange af os skynder os gennem afslutninger af frygt for de følelser, der opstår, eller de er dårligt planlagte eller hoppet over helt, når vi bevæger os fremad i vores egen retning. Det behøver ikke at være sådan. Marker anledningen og ære den rolle, dine kunder har spillet i din virksomhed.
Kend din læser
Det kan forekomme indlysende, men det er vigtigt at være klar over årsagen til korrespondancen med kunderne. Går du i gang? Går du på pension? Eller fjerner du "problem" kunder fra din virksomhed? Har du et mere formelt forhold til dine kunder eller er det mere afslappet? At være klar over, hvem brevet er rettet mod og dit forhold til dem, vil hjælpe dig med at bestemme, hvordan du skriver med de relevante stemmeadresseringsproblemer ved hånden.
Hvis du for eksempel skriver farvel til en gruppe uønskede kunder, kan du bruge det, der hedder syndebukkens tilgang, som fortæller din
Vær Succinct, men varm
Chancerne er uanset din grund, dit brev vil påvirke dine kunder. Når du skriver dit brev, skal du tænke på din besked. Brug sprog, der er klart og koncist, men brug en tone, der er venlig og tilgængelig. Du videresender information til din kunde, og det er vigtigt at være så kortfattet som muligt. Lange forklaringer med detaljer er ikke nødvendige;
Begraver ikke nyhederne
I faglige relationer bør afskedsbrevets første afsnit tydeligt angive, at kundeforholdet opsiges, tidslinjen og status for tjenester, der er aftalt i tidligere indgåede kontrakter eller aftaler. Ved at gøre dette indstiller du tonen og gør din korrespondance klar. Hvis man forsøger at sukkerfrakke opsigelsen eller begrave de dårlige nyheder, vil det kun være forvirrende for kunden.
Forbered dine kunder til forandring
I tilfælde hvor du siger farvel til dine kunder, fordi du forlader virksomheden, skal du være klar over, hvad der sker næste gang. Kunderne skal have en god forståelse i slutningen af brevet, hvorfor du forlader, din tidslinje og hvad de kan forvente. Medtag altid en måde for din kunde at kontakte din virksomhed og lade dem vide de næste trin.
At skrive afskedsbrev til din klient behøver ikke at være en negativ oplevelse. Faktisk kan det øge din troværdighed og professionalisme. Hold det enkelt, præcist og klart, og chancerne er, dine handlinger vil blive værdsat.
