Produktsponsorer kan hjælpe din begivenhed eller organisation ved at levere produkter gratis, normalt i bytte for at reklamere for deres tjenester og markedsføringsvarer til de tilstedeværende. Selvom det kan tage tid at sikre en relevant sponsor, kan deres engagement være yderst gavnligt, når midler eller finansiering er et vanskeligt problem under planlægningsfasen af din aktivitet. Mens omfanget af sponsorering kan variere dramatisk, forbliver processen for at sikre den retfærdig.
Bestem din nøjagtige din anmodning. Selvom det er muligt at henvende sig til en sponsor uden et bestemt sæt krav, er det nyttigt at bestemme et ønskeligt niveau af ressourcer, som enhver potentiel sponsor skal give. Dette gør det muligt for sponsoren hurtigt at forstå sponsorens planlagte omfang og giver dig et udgangspunkt for forhandlinger.
Lav en omfattende liste over relevante sponsorer. Det er ofte nyttigt at undersøge tidligere lignende begivenheder for at afgøre, hvilke virksomheder der aktivt sponsorerer sammenlignelige projekter. Undersøg hver sponsor på din liste og noter det typiske bidrag til kunder og den person, som din anmodning skal rettes mod.
Skriv en kort, talet præsentation om dit projekt. Dette danner grundlaget for dine telefonsamtaler, når du kontakter firmarepræsentanter. Præsentationen skal indeholde en beskrivelse af dit projekt, dine mål og det eksponeringsniveau, det sandsynligvis vil generere for virksomheden. Mens dette er kort, bør det give dig mulighed for at fastslå, om sponsoren sandsynligvis er interesseret.
Forbered detaljerede svar på de mest almindelige spørgsmål. Dette demonstrerer dit beredskab og professionalisme. Sandsynlige spørgsmål er: "Hvorfor betragtede du os som din sponsor?" "Hvor meget af produktet anmoder du om?" "Hvordan har projektet været annonceret i medierne?" Og "Hvor mange mennesker forventer du at deltage?"
Mød personligt så hurtigt som muligt. Dette styrker forretningsforbindelsen, og gør aftalen vanskeligere at komme ud af.
Hold åbne kommunikationslinjer. Ring organisationen rutinemæssigt for at afklare eventuelle problemer og altid give et pålideligt middel til at kontakte dig hurtigt. Dette gælder især når projektet er ved at lancere.
Gennemgå vilkårene for sponsoratet og accept. Afhængigt af niveauet af sponsorering spænder dette fra at være en uformel taleaftale til en fuldt detaljeret kontrakt.
