Et godt præstationsstyringssystem forbedrer virksomhedens samlede rentabilitet. Performance Management-systemer hjælper med at fastslå medarbejdernes forventninger omkring specifikke roller, redegøre for ressourcer, der er tilgængelige for dem, og give strukturen for medarbejdervurderinger. De bedste systemer understøttes af top management og tilpasser sig virksomhedens behov. Avanceret planlægning kan hjælpe dig med at implementere et effektivitetsstyringssystem effektivt.
Få medarbejdere involveret i den tidlige planlægning af et nyt system. Jo tidligere de er medtaget, desto mere vil de købe ind i processen. Plus, du vil sikre, at de metrics, forventninger og incitamenter, som systemet letter, giver mening til medarbejderne. Vær ikke bange for at servicere taskforcen med dine bedste opinionsledere, selv en, der har en negativ mening. Disse mennesker kan være de mest effektive talsmænd for ændringen, når de bliver forlovet. Giv en workshop til task force, hvis det er nødvendigt, så de forstår udfordringen.
Sørg for, at beskrivelserne af jobansvar er nøjagtige og afspejler de nuværende forretningsbehov. Hver beskrivelse skal indeholde specifikke opgaver, ansvar, færdigheder og forventninger til rollen. Inkluder både internt, dvs. inden for virksomheden og ekstern kunde, forventninger til rollen. Jobbeskrivelser skal klart definere den værdi, som rollen bringer til afdelingen og til virksomheden.
Definer standarder, der bestemmer om præstationen er over, ved eller under forventninger. En måde at gøre dette på er at få task forceen til at skabe scenarier for hvert job. Hvert scenario vil bestå af forskellige jobprocesser. Hvordan ser eksemplarisk ydeevne på hvert scenario? Hvad ville være uacceptabelt? Metrics hjælper med at sikre, at standarden er målelig. Der er objektive målinger, som tal og tid til færdiggørelse. Der vil også være subjektive målinger, som attitude eller kundetilfredshed. Få professionel hjælp, er nødvendig, for at fjerne enhver bias fra subjektive målinger.
Design vurderingsværktøjet. Denne opgave kan bedst håndteres af en ekstern konsulent, der har erfaring med design af undersøgelser og psykometriske instrumenter. Alternativt kan en human resource-faglig være i stand til at yde bistand. Det er kritisk, at formuleringen tilskynder til objektiv og ærlig vurdering baseret på positionens mål. Ideelt set skal vurderingspunkter afspejle kundens eller interne slutbrugeres stemme. Hvilket resultat vil kunden ønske? Inkluder også en gennemgangsproces. Test køre en prøve af værktøjet gennem faktiske slutbrugere og foretage forbedringer efter behov.
Træn evaluatorer om, hvordan man leverer feedback og coach præstationer. Feedback er kun effektiv, hvis den er modtaget. Ledere kan i høj grad øge chancerne for accept gennem gennemtænkt forberedelse og levering af meddelelsen. Brug tid før vurderinger for at sikre, at ledere forstår, hvordan man hjælper medarbejdere gennem feedbackprocessen.
Opmuntre de adfærd du ønsker ved at sætte incitamenter på plads. Medarbejdere gør hvad de belønnes for at gøre. Dette behøver ikke betyde en fuldstændig revision af kompensationssystemet. Belønninger kan være så små som en offentlig anerkendelse. Imidlertid er belønninger en vigtig måde at styrke god ydeevne på og holde standarderne høje.
