Møde minutter er meningen at opsummere de vigtigste punkter i mødet. Formålet med mødet er, at en gruppe indkalder og træffer beslutninger. Det ultimative mål for mødet minutter, under denne logiklinje, er at sammenfatte de beslutninger, der blev truffet under mødet, nøjagtigt. Møde minutter er taget i form af noter og derefter nedskrevet senere i fuld længde. For at gøre processen lidt lettere, spørg mødelederne om en dagsorden eller et sammendrag af mødebegivenheder. Lav en oversigt for at møde minutnotater baseret på mødedagsordenen.
Elementer du skal bruge
-
Noget at skrive med
-
Computer (valgfri)
Vær opmærksom på de beslutninger, der blev truffet under diskussionen. Sørg for at notere alle oplysninger vedrørende den endelige beslutning.
Brug den tid, hvor folk diskuterer beslutningen om at tage notater om de centrale spørgsmål, der synes at være involveret i diskussionsdebatten. Bare rolig om hvem sagde hvad.
Læs gennem noterne bagefter og fremhæv de punkter, der er mest relevante for medlemmerne. Gå tilbage og se gennem noterne for eventuelle relevante oplysninger, der blev nævnt, der vedrører gruppens ledelsesaspekt. Diskussionen kan gribe ind i en vigtig tangent, såsom papirarbejde eller juridiske bekymringer. Adskil denne information og send den til gruppens ledere.
Sammendrag de punkter, der er nødvendige for frivillige og andre tilknyttede virksomheder. Skriv en kuglepenet liste over alle de opgaver, der skal udfyldes på baggrund af beslutningen i diskussionen. Hvis beslutningen f.eks. Var at organisere en fundraiser for at afhjælpe et underskud i de nødvendige midler til et andet projekt, bemærk, at frivillige vil være nødt til at planlægge fundraiser, ansætte frivillige, annoncere mv.
Brug resuméet af mødet minutter til email for medlemmer og nyhedsbreve.
Lav et standardformat for mødet minutter baseret på den sædvanlige procedure. Gem dem, da de oplysninger, de indeholder, kan blive nyttige senere. Gruppen kan måske finde sig i en lignende situation senere, for eksempel når de mennesker, der organiserede den oprindelige fundraiser, ikke længere er en del af organisationen. De nye medlemmer kan bruge mødet minutter til at finde løsninger på problemer, der er nye for dem.
Sørg for at registrere dato og klokkeslæt for mødet med hver post samt et resumé af formålet med mødet.
Skriv mødereferaterne i korte blokke med en til tre sætninger, så den ligner en slags en avisartikel. Dette vil gøre de grundlæggende punkter i mødet lettere at forstå for læsere.
