Frivillige tilbyder deres tjenester til deres foretrukne velgørenhedsorganisationer, kirker og andre organisationer gratis. Selvom frivillige giver fri tid, vil mange organisationer ikke have deres frivillige til at betale for at frivillige, fordi de bruger deres egne benzin og køretøjer for at komme til deres frivillige arbejde, og nogle vil endda bruge deres personlige køretøjer til at udføre arbejdet. Hvis en organisation har råd til det, vil det ofte refundere frivillige til deres rejseudgifter. Der skal imidlertid tages omsorg for ikke at oprette en skattepligt for frivillige.
Formular W-9
Formular W-9 er en anmodning om et skattepligtig identifikationsnummer. I tilfælde af frivillige vil dette være deres sociale sikringsnumre. Det spørger også om antallet af fritagelser, som frivillige har. Hvis organisationen vil tilbyde refusioner til frivillige, skal denne formular udfyldes. Hvis refusionerne forbliver ubeskatte, vil oplysningerne ikke være nødvendige, undtagen i organisationens bogføring for at vise, hvem refusionerne blev betalt til.
Refusion
For ikke at betragtes som indkomst, skal refusioner være for de faktiske rejseudgifter, der kan dokumenteres under en ansvarlig plan. Det betyder, at frivillige skal fremlægge dokumentation for udgifter, og at eventuelle refusion over faktiske udgifter returneres. Dokumentation skal vise tid, sted, forretningsformål og størrelse af udgiften.
Transportudgifter
Transportomkostninger er for lokale rejseudgifter. Selv om dette generelt gøres i en bil, kan det omfatte flybillet, busbilletter, transportomkostninger og taxaafgifter. Også eventuelle vejafgifter og parkeringsgebyrer. For at rejse i et personbil kan det være svært at fastslå de faktiske omkostninger for ting som en olieforandring eller benzinfyldning. Det er nemmere at refundere frivillige pr. Mile op til den føderale standardkilometergodtgørelse.
Rejseduktioner
Den føderale regering fastsætter refusionssatser for erhvervslivet, velgørende, medicinsk udnævnelse og flytte miles hvert år baseret på omkostningerne til at drive et køretøj. Hvis frivillige refunderes mere end den føderale sats, betragtes overskuddet som indtægt, og i så fald vil oplysningerne på Form W-9 være nødvendige. Hvis frivillige refunderes til en lavere sats, kan frivillige også gøre krav på forskellen mellem den faktiske refusionskurs og den føderale rente som et fradrag på føderale indkomstskatter.
