På et tidspunkt i din karriere skal du sandsynligvis skrive en virksomhedsrapport. En virksomhedsrapport adresserer typisk et bestemt projekt eller en komponent i virksomheden, præsenterer dine resultater og giver anbefalinger til den påtænkte læser.
Planlægning og skrivning af en ordentlig virksomhedsrapport, der når sin målgruppe og motiverer sine læsere tager planlægning, forskning og engagement i rapportens succes. Mens den specifikke forretningsrapportskrivningstil du bruger skal afspejle din personlige skrivestil og personlighed, såvel som personlighed i virksomheden, er der nogle nyttige rapportskrivningstips, som alle kan bruge.
Afklare formålet med rapporten
Få rapportskrivningstips er lige så vigtige som at definere og præcisere formålet med rapporten. Gør dette så tidligt i rapporten som muligt, så du ikke spilder tid og energi med unødvendige problemer. Saml alle de oplysninger, der er nødvendige for at udarbejde en pålidelig rapport. Nogle gange kan det betyde at tale med de involverede personer, eller det kan være så involveret som at gennemføre et forskningsprojekt.
Eksempel:
Denne rapport omhandler de markedsføringsteknikker, vi har brugt de seneste fem år til at erhverve nye kunder. Baseret på en analyse af teknikkerne, de brugte penge og hvor mange nye kunder vi har erhvervet fra hver, vil jeg gerne anbefale tre specifikke typer markedsføring fremadrettet.
Organiser alle relevante oplysninger
Sørg for at begrænse dine oplysninger til formålet med forretningsrapporten. Lad ikke omfanget af rapporten udvides, da det kan spore dit virksomhedsrapport format. Hvis formålet med rapporten er at anbefale tre specifikke emner for markedsføringsteknikker, skal du fokusere på de tre teknikker og relevante oplysninger.
Eksempel:
Som du vil se ud fra min forskning, er disse de tre bedste marketing teknikker jeg anbefaler. De er de mest omkostningseffektive til at bringe i størstedelen af nye kunder.
Kend Business Report Format Audience
Du skal forstå, hvem du skriver til og for, og bestemme, hvordan du bedst kan imødegå dette publikum. Definer tone, attitude og vægt, der er rettet mod dine læsere. Mens du altid skal være professionel i din virksomhedsrapport skriftlig stil, kan detaljeringsniveauet du indbefatter variere afhængigt af hvem der læser rapporten.
Hvis du skriver til højtstående virksomhedsledere, kan du måske medtage mere endelige tal og forskning og være mere detaljeret i dine beskrivelser. Hvis du skriver til marketingteamet, som forstår marketing lingo, kan du bruge et forretningsrapport format, der har en mere afslappet tone og taler til teknikker, du har brugt tidligere.
Motiver din målgruppe
Skriv virksomhedsrapporten ved hjælp af stærke ord, der vil motivere dit publikum. Opret effektive, velordnede sætninger, men vær tro mod din personlige forretningsrapport skriftlig stil. Nogle af dine publikum må kun scanne rapporten, så vælg en virksomhedsrapportformat med punktpunkter, masser af hvidt mellemrum, gode overskrifter og undertekster og korte afsnit.
Eksempel:
Tre Killer Marketing Techniques
Vi kan få 35 procent flere kunder og spare penge ved hjælp af følgende tre dræbte marketing teknikker:
- Månedlige e-mail-nyhedsbreve, der giver nyttige indhold.
- Kvartalsvise kampagner i butikken.
- Reklame i den lokale avis.
Proofread før du sender
Et af de mest vitale rapportskrivningstips er at bevise, redigere og revidere, før du distribuerer rapporten. At have et andet sæt øjne læse over rapporten er en glimrende måde at sikre din besked er klar. Giv dig selv tid til at redigere og revidere rapporten inden forfaldsdatoen. Skynd ikke dette trin. Når du distribuerer rapporten, skal du sørge for at alle dokumenter og vedhæftede filer er inkluderet, og at alle får dem.
