Enhver type organisation er afhængig af struktur, fra en lokal husejersammenslutning til et multinationalt selskab. Formlen af denne struktur afhænger af valget af dets lederskab. Strukturer kan variere i formalitet, idet nogle grupper ikke har nogen regler overhovedet, og andre har alt dokumenteret og underskrevet af hver ny medarbejder. At bestemme hvilken type organisationsstruktur din virksomhed skal have, det kan hjælpe med at kende dine muligheder.
Formelt system vs uformelt system
Ofte vil en virksomheds organisationsstruktur sætte præcedens for arbejdskulturen som helhed. Som du beskriver din struktur under interviewprocessen, vil du naturligvis tiltrække den type medarbejdere, der foretrækker at arbejde i den slags miljø, og de ansatte vil anbefale dig til andre. En formel organisationsstruktur er en, der har omhyggeligt dokumenterede processer, fra organisatoriske diagrammer, der beskriver kommandokæden til de jobbeskrivelser, der er specifikke for hver position.
I en uformel arbejdskultur kan disse hierarkier aldrig engang diskuteres. En solo-virksomhedsejer kan ansætte sin første medarbejder uden nogensinde at sige højt, hvor den pågældende medarbejder passer ind i virksomhedens organisationsdiagram. Da endnu flere ansatte er ansat og virksomheden vokser, adresserer nogle virksomheder aldrig officielt disse problemer. Selvfølgelig falder mange organisationer et eller andet sted mellem disse to ekstremer og diskuterer måske, hvilke medarbejdere der rapporterer til hvem uden at skrive det skriftligt.
Fordele ved formelle arbejdsstrukturer
Struktur kan hjælpe en organisation med at løbe glat, med alle medlemmer at vide præcis, hvor de skal hen, hvis de har brug for hjælp eller bekymringer. For ledere betyder det at være i stand til at sætte en struktur på plads, hvor andre ledere motiverer og hjælper medarbejdere, i stedet for at få alle til at komme til dem på toppen for alt. En top-tier manager kan have møder med hele ledelsen og derefter få informationsfilteret ned til medarbejderne under dem. Dette sparer tid og penge, så ledere kan fokusere på mål, der er specifikke for at dyrke virksomheden.
Hvis du driver en virksomhed, kan du opleve, at en formel arbejdsstruktur gør det muligt at organisere dig bedre. Hvis du sætter dine mål, dit organisationsoversigt og dine politikker og procedurer skriftligt, kan du finde dig regelmæssigt at revidere dem og sikre, at du holder dig på sporet. At have alt dokumenteret vil også hjælpe dig, hvis du når ud til investorer eller beder om et banklån til at vokse din virksomhed. Du har det nødvendige papirarbejde til at vise, at din virksomhed har en solid struktur på plads.
Fordele ved uformelle arbejdsstrukturer
Når man diskuterer fordele og ulemper ved formelle og uformelle grupper, forekommer begrebet fleksibilitet altid at opstå. En af de største ulemper ved en formel arbejdsstruktur er, at den har tendens til at sætte bureaukrati på plads, der kan bremse operationerne. Hvis en medarbejder skal henvende sig til en vejledende med et problem og vente på, at han går op i kæden, går fremskridtene langsommere, og virksomheden kan komme over problemerne som følge heraf. Oplysninger kan også gå tabt, da det gør sin vej op eller ned, med vigtige detaljer glemt eller bliver skævt.
Men måske er den største fordel ved en uformel arbejdsstruktur fleksibilitet. I stedet for at have processer i sten, har din virksomhed frihed til at ændre sig, da organisationen ebbs og strømmer. Dette betyder også, at hvis du har en større ændring, kan dit team hurtigt tilpasse og udfylde disse huller i stedet for at vente med at gå videre, indtil du har tilpasset din virksomhedsstruktur.
Hvad er arbejde kultur?
Indstilling af tonen til alt, hvad din virksomhed gør, er dens arbejdskultur. Kultur henviser til de grundlæggende overbevisninger, der styrker din organisation, fra de beslutninger du træffer på den kjolekode, du har på plads, for at dine arbejdere skal følge. Hvis du har grundlagt virksomheden og bygget det selv, er din arbejdskultur sandsynligvis en direkte afspejling af din egen personlighed og kerneværdier. Når du ansætter folk, kan du lagre dit team med mennesker, der også afspejler disse værdier, uanset om du gør det bevidst eller ej.
Selv med de bedste hensigter vil du sandsynligvis finde det udfordrende at opretholde den arbejdskultur, som din virksomhed vokser. Det kan simpelthen være en person, der ikke passer helt sammen med resten af holdet, eller du kan finde ud af, at du tager med på en ny kunde, der lægger en belastning på det positive, afslappede arbejdsmiljø, du har arbejdet så svært at bygge. Jo mere du forstår den arbejdskultur, du stræber efter at vedligeholde, jo hurtigere vil du kunne få tingene tilbage på sporet.
Formelle Arbejdskulturer
Da arbejdskulturen er tæt knyttet til strukturen, er det vigtigt at diskutere fordelene ved en formel kultur. Da flere virksomheder har skubbet til uformelle jobkulturer, er det blevet klart, at det er et setup, der ikke virker for alle virksomheder. Faktisk er nogle organisationer bedre egnet til en formel struktur. Et juridisk eller regnskabsmæssigt firma kan f.eks. Opleve, at en formel arbejdskultur er bedre egnet til sine egne medarbejdere.
Ikke alene virker en formel arbejdskultur bedst for medarbejdere, der foretrækker struktur, men det hjælper også virksomheder med at tiltrække kunder, der insisterer på formelle arbejdskulturer. Et selskab kan også finde det lettere at få investerings penge, når det har en mere formel opsætning, da flere traditionelle investorer kan trækkes til den tilvejebragte struktur.
Uformelle Arbejdskulturer
I de senere år har virksomhederne skiftet mod et mere uformelt miljø med studier, der forbinder bestemte arbejdskulturer med forbedret moral. En positiv arbejdskultur handler om medarbejderinddragelse, hvilket betyder at bemyndige medarbejdere til at være en del af opbygningen og udviklingen af organisationen. Uformelle kulturer går ud over afslappede kleskoder og perkfyldte pauserum for at omfatte fleksible arbejdstimer og åben dørpolitik.
I en uformel arbejdskultur er medarbejdertilfredshed det øverste mål, men det er vigtigt at sikre, at denne type miljø passer til din egen personlighed såvel som præferencerne for de mennesker, du ansætter. Det kan betyde, at lejlighedsvis skal tilpasse den måde, du opererer på eller tænker på nogle af dine ansættelsespraksis. Du kan måske opleve, at tilføjelse af nogle få entreprenører eller fjernbetjeninger er bedre egnet til det miljø, du forsøger at oprette, for eksempel. Uanset hvad der sker, giver en uformel arbejdskultur dig fleksibiliteten til at foretage disse ændringer.
Indstilling af struktur i et uformelt miljø
Eliminerende struktur betyder ikke, at du ikke giver vejledning om, hvad der forventes af hver medarbejder eller feedback om, hvordan de udfører. En af de bedste ting, du kan gøre så langt som den formelle dokumentation, er at bruge den til at guide dine medarbejdere. Ud over at skrive dine HR-politikker på ting som ferie tid, skal du også skitsere jobforventningerne til hver stilling for at give dine medarbejdere vejledning om jobopgaverne. Dette vil også give dig et hoppepunkt, når det er tid til at give feedback om det arbejde, en medarbejder gør.
Men tilbagemeldingen går begge veje. Succesfulde virksomheder investerer i feedback mekanismer, som giver medarbejderne mulighed for at lade lederskab vide, hvordan de laver. I stedet for blot at vente rundt for at finde ud af om deres ledere er tilfredse med deres arbejdsindsats, får medarbejderne regelmæssigt feedback om, hvordan de føler sig om arbejdskulturen og deres egne roller indenfor den. Når deres ændringer gennemføres, føler medarbejderne mere engagement, fordi de ser, at de er en del af, hvordan organisationen kører.
