En begivenhedsplanlægningskomité kan komme til nytte, hvis du er ansvarlig for en stor eller kompliceret aktivitet. Udvalget bør dannes tidligt, så det kan deltage i planlægningen fra start til slut. Tag føringen når det gælder fastsættelse af frister og rekruttering af udvalgsmedlemmer.
Start med at lave planer for udvalget måneder forud for arrangementet. Fastslå, hvor ofte udvalget skal mødes og holde møder til et minimum, så folk ikke keder sig. Planlæg ekstra møder, da arrangementet kommer tættere på.
Etablere udvalgsmedlemmernes ansvar og planlægge eventuelle underudvalg, inden du nærmer dig folk til at deltage i udvalget.
Inviter folk til at deltage i udvalget. Fokus på folk der har vist interesse for arrangementet eller har erfaring med at planlægge lignende arrangementer. Spørg personligt og giv individet alle de detaljer, du har planlagt til det punkt. Send dem e-mails takker dem for at blive medlem af dit udvalg og minde dem om detaljerne i dit første møde.
Få hvert medlem udfyld en kort formular med kontaktoplysninger på det første møde. Gennemgå mødeplanerne og giv oplysninger om begivenheden og eventuelle aktuelle aktiver eller problemer. Påpege, hvor du har brug for hjælp og hvilke beslutninger der skal træffes. Opsæt underudvalgene og lad gruppen afgøre, hvilke medlemmer der skal være ansvarlige for. Tildel underudvalgets bestyrelser inden udgangen af det første møde.
