Uanset om du tager en ordre til en pizza, en ordre til noget fra en tv-annonce, bildele eller et transportsystem, ændrer processen for bestilling ikke. At være høflig og indsamle alle nødvendige oplysninger til at placere ordren fuldender transaktionen på en professionel måde og fremmer kundetilfredshed. Ordrebehandlingsprocessen kan bestemme, om en kunde placerer en gentagelsesordre.
Identificer dig selv og dit forretningssted, når du svarer på telefonen. For eksempel, "ABC123 Company, dette er Sally, hvordan kan jeg hjælpe dig i dag?" Aldrig spise eller drikke, når du er i telefon og taler tydeligt og langsomt, så kunden kan forstå dig. Hold din stemme på et lige niveau; hvis du har en tendens til at snakke højt, bremse den tendens, når du er på telefonen på arbejde og holde en venlig tone i din stemme. Brug korrekt grammatik og undgå slang.
Bede om opkalderens navn og brug det i løbet af samtalen. Ring ikke til en kunde efter hendes fornavn, medmindre hun pålægger dig at gøre det; brug hendes formelle titel. Lad aldrig kunden være i venteposition eller højttalertelefon uden først at spørge hendes tilladelse og vente på hendes svar.
Lyt omhyggeligt til kunden og skriv ned alle relevante oplysninger. Bed ham om at gentage, hvis det er nødvendigt. Stol ikke på din hukommelse. Aldrig handle som om du har travlt, den vigtigste kunde er den for øjeblikket i telefonen. Hold din måde tålmodig og hjælpsom.
Sørg for, at du får alle de nødvendige oplysninger til at placere ordren, herunder præcis vare, specifikationer, størrelse og andre relevante oplysninger. Det er bedre at have flere oplysninger, end du har brug for at placere ordren korrekt end for lidt. Gentag altid kundens ordre tilbage til hende for verifikation. Sørg for, at hun er klar over prisen for varen, der er bestilt for at undgå, at kunden modtager en ubehagelig overraskelse, når hun modtager regningen.
Spørg kunden om hans telefonnummer, så du kan ringe til ham igen, hvis du har spørgsmål om ordren senere. Afslut altid samtalen ved at takke kunden for sin virksomhed. Vent til ham at hænge telefonen først, så han ikke hører støj fra telefonen, der hænger op.
