Hvis du har betalt løn til ansatte og tilbageholdt skat, skal du indsende W-2'er hos Social Security Administration. Hvis du har op til 50 medarbejdere, kan du arkivere elektronisk via SSA's Business Services Online-system. Tjenesten er sikker og giver dig øjeblikkeligt bevis for, at du arkiverede. Du har indtil 31. marts at arkivere elektronisk; papir filers har indtil den sidste dag i februar. Du kan også udskrive W-2'er og distribuere dem til dine medarbejdere.
Business Services Online Registrering
For at få adgang til BSO skal du først registrere. Gå til Social Security Administration, Business Services Online hjemmeside og vælg "Register" knappen. Du skal angive specifikke oplysninger, som f.eks. Dit navn, fødselsdato, socialsikringsnummer, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse. Når din registrering er bekræftet, har du dit bruger-id og adgangskode.
Forms W-2 / W-3 Online
For at oprette W-2'er skal du få adgang til BSOs Forms W-2 / W-3 Online. Du skal også udføre nogle foreløbige trin, som f.eks. At vælge et skatteår, indtaste dit arbejdsgiver identifikationsnummer og sikre ingen undtagelser eller begrænsninger gælder. For eksempel kan du ikke bruge Forms W-2 / W-3 Online, hvis du indgiver et skatteår før 2011, eller du korrigerer en tidligere indleveret W-2. For at komponere W-2'er skal du følge instruktionerne på BSOs lønrapportside. Udfør hver W-2 som du ville for papirversionen. Optag medarbejdernes lønninger, tilbageholdte skatter og gældende fordele i de relevante bokse.
W-2 Udskrivning
Forms W-2 / W-3 Online giver dig mulighed for at oprette, gemme, udskrive eller indsende W-2'er. Du kan udskrive og gennemgå W-2'er, inden du sender dem. Hvis du allerede har indsendt dine W-2'er, har du op til 30 dage efter indleveringsdatoen at downloade dine W-2'er, som er tilgængelige i PDF-format. Hvis du har fyldte, ufærdige W-2'er, vil systemet informere dig om, at formularerne er ufuldstændige. BSO sender kun dine W-2'er til SSA. Det sender dem ikke til relevante statslige og lokale omsætningsagenturer. Du skal videresende dem selv.
Forms W-2c / W-3c Online
For at rette en indleveret W-2, fil en W-2c ved hjælp af Forms W-2c / W-3c Online. Dette system giver dig mulighed for at fil og udskrive en korrigeret W-2 uanset det oprindelige indsendelsesformat. Du må kun rette indleverede W-2'er for løn optjent i de foregående tre år, tre måneder og 15 dage. Du kan udfylde og udskrive op til 25 W-2cs.
W-3 og W-3c Services
En W-3 er en transmittal form, der viser total løn og tilbageholdelse for alle medarbejdere for året. Du skal inkludere en W-3, når du sender medarbejdernes W-2'er til SSA. For at indlæse og udskrive en W-3, få adgang til Forms W-2 / W-3 Online. For at fil og udskrive en korrigeret W-3, skal du bruge Forms W-2c / W-3c Online.
Arkivering og udskrivning til mere end 50 ansatte
Hvis du har mere end 50 ansatte, kan du muligvis bruge BSOs "fil upload" system til fil og print W-2s. For filformatspecifikationer, gå til Social Security Administration, Employer W-2 Filing Instructions og Information hjemmeside. Vælg "Publikationer og formularer" og derefter "Specifikationer for arkiveringsformularer W-2 og W-2c elektronisk." Vælg det relevante specifikationslink.
