Der er ingen tvivl om, at fremskridt inden for teknologi - især hvad angår internettet - har gjort det lettere og hurtigere at udveksle information med enkeltpersoner over hele verden. Desværre er det også kommet til prisen for at lade traditionelle sociale gracer og god dømmekraft falde ved vejen i vores haste for at få venner, tonehugge ideer eller forsegle en afgørende aftale. Her er hvad du behøver at vide om at bruge email wisely i både dit personlige og professionelle liv.
Monstre i Cyber Space
Internettet har født en ondsindet ny slags skurke, der falder ind i to kategorier - dem, der vil skade din computer og dem, der vil skade dig. Dem, der ønsker at ødelægge alle dataene på dit system, gør det ved hjælp af hurtigtvirkende vira, der er knyttet til e-mails, som enten friste dig med en spændende krog på emnelinjen ("Tillykke! Du har netop vundet lotteriet") eller foregiver at komme fra en person, du kender ("Hej! Fik du min besked om frokost næste uge?"). Hvad der er så lidenskabeligt om sidstnævnte er, at afsenderen på overfladen ser ud til at være legitim, men ved åbningen af e-mailen bliver modtageren derefter instrueret til at klikke på et link, som hurtigt vil frigøre elektronisk ødelæggelse. E-mails, der sigter mod at advare om problemer med en bankkonto, et sikkerhedsbrud på PayPal eller enhver form for kriminel efterforskning, der kræver modtagerens øjeblikkelige opmærksomhed og samarbejde, skal altid betragtes som mistænkt. Den anden type cyber skurk lurker i chatrum, opsuger personlige oplysninger fra blogs, og er en regelmæssig besøgende på Facebook, MySpace og websites forbundet med dating. På grund af anonymiteten, som internettet giver e-mail-brugere, har du ingen idé om, at den søde fyr du har skrevet frem og tilbage til - og kører tættere på en faktisk dato - er virkelig en Harvard-kandidat, arbejder for Merrill Lynch, og kører en Porsche eller er en lurvig konstruktør, der præger på tillidsfulde kvinder og er ved at slå dig med en sobhistorie, der indebærer at give ham adgang til dit hjem og / eller dit kreditkort.
Ukorrekt brug af kontorudstyr
Engang var det antaget, at de fleste medarbejdere havde den sunde fornuft, at de ikke havde yak på firmaets telefon i flere timer sammen med deres venner, pilfer kontorartikler til hjemmebrug eller brug Xerox-maskinen til at lave flere kopier af romanen, som de måtte eller har måske ikke været hemmeligt skrevet i arbejdstiden. Det blev imidlertid problematisk, at der ved lejlighederne var tid til at afbrænde nogen til at stjæle en credenza eller bruge postmåleren til at sende regninger til en hjemmebaseret forretning, den beskyldte medarbejders nemmeste forsvar var "Åh, jeg gjorde det ikke" Jeg ved ikke, at jeg ikke havde lov til at gøre det. " Dette gav anledning til flere og flere virksomheder, der udviklede procedurehåndbøger, der strengt definerer, hvad der er og ikke er hensigtsmæssig adfærd. Internettet viser naturligvis fremtrædende i mange af dagens retningslinjer. Sikker på at det virker harmløst nok til at passere langs en e-mail joke, udveksle casual sladder, eller foreslå, at chefen måske er en clueless rube. Sådanne meddelelser spilder imidlertid ikke kun værdifuld tid, men kan blive genstand for stævning, hvis virksomheden nogensinde er involveret i en retssag. Endvidere kan en e-mail fra ubekendte partier bære en af de ovennævnte vira og sætte virksomheden i betydelig risiko.
Privilegeret Information
Fortrolighed er ofte truet, når vi vælger at kommunikere med hinanden via e-mail. I modsætning til et brev, der kan låses væk eller endda brændes efter den ønskede modtagers læsning, kan e-mail korrespondance uheldigt eller forsætligt fås af en tredjepart. Dette er særlig skadeligt i arbejdssektoren, hvis indholdet af e-mailen vedrører fortrolige data, patient- / klientoptegnelser eller oplysninger om virksomhedens finansielle stabilitet. Sikkerhed er også truet, hvis en person f.eks. Giver kreditkortoplysninger eller et socialsikringsnummer i forbindelse med en e-mail-note til en leverandør, snarere end at indtaste dataene via en sikker hjemmeside.
Casual samtale
Fordi e-mail føles som et uformelt, tilbagelænet forum til at chatte med mennesker, vil de ofte udvide det samme niveau af blød bekendte til de samlede fremmede og så undre sig over, hvorfor de får den kolde skulder. Et godt eksempel på dette ville være håbende forfattere, der ønsker at tone deres roman til en redaktør ved et forlag. I modsætning til de gamle dage, hvor sådanne baner altid har form af brevpapir, der blev sneglet sammen med en selvadresseret, stemplet konvolut, er mange udgivere kommet for at erkende, at elektroniske forespørgsler ikke blot dræber færre træer, men også gør det muligt for dem at behandle den skræmmende belastning af indsendelser meget hurtigere. Hvad øjeblikkeligt slår dem af, er dog den chatte e-mail, der starter "Hej, Emily" som om afsenderen har kendt Emily i årevis. I betragtning af at hun sandsynligvis ikke ville kende Emily, hvis hun passerede hende på gaden, er det arrogant at antage, at en e-mail-indledning er en øjeblikkelig dør til venskab, eller at afsenderen kan videregive personlige oplysninger, der ligger godt uden for fagprotokollens grænser. Indtil modtageren inviterer dig til at bruge hendes fornavn, er det altid klogt at begå fejl på formalitetssiden. Det er også forsigtigt at formatere brevet på din computerskærm ligesom du ville have et brev, der skulle udskrives og mailes. Det betyder at gemme de freaky skrifttyper og smiley ikoner til venner og familie, der allerede kender dig.
Stave ud af vinduet
I overensstemmelse med den uformelle karakter af e-mailudvekslinger og instant messaging synes det at have givet mange mennesker en undskyldning for ikke at korrekturlæse deres indhold til stave- og grammatikfejl. "Åh, det er bare en email," siger de. "Det er ikke som om nogen virkelig bryr sig eller har tid til at fange hver lille ting." Hvad de ikke overvejer, er imidlertid, at e-mail er en afspejling af stoltheden - eller mangel på det - at de tager deres eget arbejde. Da du aldrig ved, hvor mange mennesker ud over din tilsigtede modtager vil se det, ville det være nødvendigt at sikre dig, at det er så fejlfrit som muligt, før du rammer send-knappen.
Overvejelser
Det er en trist kommentar til vores samfund, at så mange mennesker bruger anonymiteten af internettet til at sende onde, sårbare og onde email. At de kan adoptere "ansigtsløse" personas gennem flere e-mail-konti, har givet dem mulighed for at skjule deres sande identiteter bag falske monikere og frigøre rants, at de sandsynligvis ville være for flov over at sige personligt. Der er et ord til det kloge om at bruge e-mail overhovedet: Hvis det ikke er noget, du ikke ville være villig til at eje op til i en ansigt til ansigt samtale, skal det sandsynligvis heller ikke indgå i en email. For flere tips om e-mail-etikette - samt råd om at holde dig trygt i et elektronisk medium - besøg de links, der er anført i slutningen af denne artikel.
ø
Sidst men ikke mindst har e-mail påvirket vores ønske og vores evne til at kommunikere med hinanden gennem den aktuelle ansigtstid. I stedet for at arrangere at møde en ven til frokost og indhente, er det blevet mindre besværligt at bare e-chat. I stedet for at hente en telefon eller skrive et lykønskningskort er det blevet mere bekvemt at bare sende en e-mail-blast. Selv tak noter til en gave eller en dejlig middag er blevet erstattet af onlinemeddelelser. Det, der er mest foruroligende, er imidlertid, at den yngre generation er blevet mere behagelig at tale gennem et tastatur end at interagere med andre i sociale situationer. Dette vil igen have en negativ indvirkning på deres verbale færdigheder, kropssprog og selvværd. Når alt kommer til alt, hvis du kan antage en identitet, du vil have på internettet, er der ingen grund til at arbejde på at finde ud af, hvem du virkelig er som en person.
