Kontant adskillelse af pligter er en taktik for at reducere risikoen for uheldige og forsætlige tab af penge af medarbejdere. Den person, der mest sandsynligt vil stjæle penge fra et firma, er en langsigtet medarbejder i et arbejdsmiljø, der mangler adskillelse af pligter. Kontant adskillelse af pligter er mest almindelig i større virksomheder, men små virksomheder kan også drage fordel af minimal adskillelse af pligter eller have en leder omhyggeligt overvåge og gennemgå kontantafgifterne. Korrekt adskillelse af pligter i en kontant virksomhed kræver godkendelse, forældremyndighed, optagelse og forsoning.
Bemyndigelse
Autorisation er det første skridt i forældremyndigheden. Kun en person er autoriseret til at udføre en pligt. For eksempel kan en person modtage post og kontrol, men han bør ikke beholde kontrollen i hans forvaring, registrere dem eller forene den storbog, som kontrollen blev indtastet på. Derudover kan han godkende eller forberede indskud, men han kan ikke gå til banken for at deponere pengene. Nogle gange kan den person, der tillader en check, i en mindre virksomhed kun afstemme den, hvis en anden medarbejder eller administrator deponerer og registrerer det.
Forældremyndighed
Varetiden afhænger af pligten. For eksempel bør en kassererhåndtering af penge til et otte-timers skift i de fleste tilfælde ikke forene sin egen pengeskuffe. Det ville være acceptabelt for hende at regne og optage hendes ende-dagens totaler, men en overordnet bør afstemme totalerne for at bekræfte kontanterne mod kvitteringer. Dette sikrer, at alle penge står til regnskab og ingen mangler.
Indspilning
Optagelse er den kontante pligt, der kræver, at en leder eller medarbejder fysisk eller elektronisk registrerer en kontant sum på selskabets regnskabsbøger. Denne kontantafgift sikrer et papirspor, der følger penge. I vores tidligere eksempel skal den leder, der afstemte kontantskuffen, få en anden manager til at registrere kontant for indbetaling eller kontant ved hånden. Når flere mennesker håndterer kontanter, er det vigtigt at adskille opgaver i hele forældremyndigheden.
Afstemning
Afstemning er det sidste skridt i adskillelsen af kontantopgaver og forældremyndighed. Det sikrer, at alle, der håndterede pengene, tegnede sig for kontanter, checks eller indskud korrekt. Når en leder eller medarbejder afstemmer kontante totaler for dagen eller ugen, giver det en mulighed for virksomheden til at fange eventuelle fejl i regnskabsmæssig behandling eller opdage potentielle internt tyveri. Virksomheden skal altid have en anden person, der afstemmer end den, der har modtaget, håndteret eller optaget pengene.
