Før e-mail blev populær, frembragte faxoverførsler den eneste måde at sende skriftlig kommunikation hurtigt til. De kunne levere papirer og udskrifter på få minutter over hundrede eller tusinder af miles. Da e-mail er kommet i vid udstrækning, har nogle virksomheder helt forladt faxmaskiner. Faxer har stadig nogle fordele i forhold til e-mail-kommunikation.
Papirproblemer
Da faxoverførsler bruger papir og e-mail, undlader problemer med papiret at sende faxkommunikation til en ulempe. Ligesom printere kan faxmaskiner opleve papirstop. I modsætning til printere kan disse papirstop forekomme i en af to maskiner, der er nødvendige for at afslutte en faxoverførsel. Det originale dokument kan syltetøj i den afsendende faxmaskine, hvilket muligvis gør dokumentet ubrugeligt, hvis papirstoppet er stærkt nok. På den modtagende ende bliver papiret trykt på kan marmelade i faxmaskinen, hvilket forstyrrer hele processen. Modtagermaskinen kan også løbe tør for papiret, og brugeren i den ende kan muligvis ikke mærke papiret er væk i nogen tid. Denne forsinkelse kan medføre, at tidsfølsomme kommunikation går ubesvaret i timer eller endda dage.
One Step Process
En af de største styrker ved faxoverførsler sker, når en person har et underskrevet dokument eller et dokument, der kun findes i hard copy. Hvis personen ønsker at sende dokumentet i en e-mail, skal han billedet dokumentet med en scanner eller multifunktionsprinter. Brugeren skal derefter redigere det scannede billede, inden man vælger et sted på computerens harddisk for at gemme det scannede dokument. Når personen sender e-mailen, skal scanningsfilen være knyttet til e-mailen. I modsætning hertil placerer en person, der bruger en faxmaskine, kun dokumentet i maskinen og rammer et par nøgler for at sende det til modtageren.
Redigering
Dokumenter sendt via e-mail kan redigeres af en bruger, mens dokumenter sendt via fax ikke kan. I situationer hvor de to parter samarbejder om et projekt, gør evnen til at redigere dokumentet det lettere at samarbejde, hvilket giver begge brugere mulighed for hurtigt at lave ændringer. Hvis de to parter er involveret i et kontroversielt forhold, kan en faxoverførsel være mere attraktiv. Typen af faxdokumentet med hard copy gør det vanskeligt at ændre dokumentet for at beskadige eller manipulere den anden part.
kombination
Mange computere og printere i dag kan sende både fax og e-mail. Det betyder, at digitale filer kan sendes fra en computer til en faxmaskine, hvor den leveres som et hard copy-dokument. Disse computere og printere kan også modtage faxoverførsler fra faxmaskiner, der giver fordelene ved både fax og email.
