Organisationsstrukturen er defineret af Lamar University som "det formelle system for opgave- og rapporteringsrelationer, der styrer, koordinerer og motiverer medarbejdere, så de samarbejder for at nå en organisations mål." Et kontorets administration kan anvende forskellige organisationsstrukturer baseret på virksomhedstype det er i gang. Hver struktur, der anvendes i kontoradministrationen, har fordele og ulemper. Vurder dit kontor og fastslå hvilken struktur der passer bedst til dine behov.
Funktionel struktur
En funktionel struktur placerer mennesker med lignende stillinger, færdigheder og opgaver i forskellige grupper. En fælles funktionel struktur er et kundeservice callcenter. Hver person udfører samme opgave, bruger det samme udstyr og har et fælles mål for håndtering af kundeproblemer. Fordelene i denne struktur er, at det er let at kommunikere med en bestemt gruppe, beslutninger træffes hurtigt, og træning og udvikling er mere effektive, fordi alle samtidig lærer det samme. Ulempen ved denne struktur er, at det begrænser mangfoldigheden blandt medarbejderne, og det er sværere at imødekomme skiftende behov.
Afdelingsstruktur
Afdelingsstrukturer er mere omfattende end funktionelle strukturer. En funktionel struktur er baseret på en gruppe mennesker med samme opgave, mens divisionsstrukturer er underafdelinger inden for et større firma. For eksempel, hvis et selskab ejer forskellige mærker, kan et mærke betragtes som sin egen afdeling og har sit eget HR-team, marketing team, PR og administrerende gruppe over divisionen. Dette giver mulighed for forbedret kvalitet af produkter og tjenester, tilpasset ledelse, øget teamarbejde og hurtig beslutningstagning. Denne struktur kræver imidlertid høje driftsomkostninger, fremmer ikke kommunikation mellem divisioner og øger konflikten.
Flad struktur
En flad struktur i kontoradministration inkorporerer administration og teammedlemmer i beslutningsprocesser, brainstorming og feedback. En flad organisation har begrænsede niveauer af hierarki når det kommer til administrative niveauer. Denne struktur opfordrer til åben kommunikation og indarbejder demokratiske og delegative administrative stilarter.
Høj struktur
En høj organisationsstruktur har flere niveauer af administrativt lederskab. En høj organisation forhindrer medlemmer af kontoret i at interagere med administrationen. Feedback er ikke opmuntret, og medarbejdere forventes at følge administrationens ordrer uden spørgsmål. En autoritativ administrativ stil bruges almindeligvis i høje organisatoriske kontorstrukturer og ses almindeligvis i retshåndhævelse og militæret.
