Alle finansielle transaktioner for enhver organisation sættes i sidste ende til generalforsamlingen på en eller anden måde. Når et edb-program bruges til regnskabsmæssig behandling, bogføres de fleste finansielle data på en underbogholderlignende gældsforpligtelse eller tilgodehavender, der automatisk indgår i hovedbogen. Nogle poster skal dog sendes direkte til hovedbogen. Transaktioner, der ofte bogføres direkte på generalforretningen, er investeringsudgifter, periodiske afskrivninger, akkumulering af afskrivninger, justeringer, som vil blive reverseret i næste regnskabsperiode og andre kontojusteringer, der ikke kan foretages via en underbogfører. Ved udstationering til generaldirektøren skal der udvises ekstra omhu for at være korrekt, da korrektion af fejl med flere generelle hovedbogsposter gør det muligt for rodet regnskab. Bortset fra det er postering til hovedbogen imidlertid ikke kompliceret.
Saml alle dokumenter relateret til de poster, du skal sende til hovedbogen. Disse kan omfatte købsaftaler, leasingaftaler eller låneaftaler, afskrivningsplaner og afskrivningsplaner.
Klargør et regneark på din computer eller på papir, og specificer hver generaldirektørpost, der skal sendes. Medtag en komplet beskrivelse af hovedbogens indtastning, den præcise konto, der skal debiteres, og beløbet, og derefter den tilsvarende konto, der skal krediteres, og mængden. Gem dine debet beløb i en kolonne til venstre og kreditter i en kolonne til højre.
Samlet debiteringer og kreditter for alle dine hovedbogsposter, og sørg for, at dine debet- og kredittotaler er de samme. Hvis du har udarbejdet dit regneark på din computer, skal du udskrive det som reference, mens du indtaster dataene i dit generelle hovedmodul.
Få adgang til dit hovedbogmodul i dit regnskabsprogram på din computer. Bekræft, at datoen for din hovedbog er indstillet til den periode, hvor du ønsker at sende dine indlæg. Dette er vigtigt, fordi poster ofte bliver postet til generalbogen efter udløbet af perioden er gået. For eksempel, mens den aktuelle måned rent faktisk kan være februar, kan du sende almindelige hovedbogsposter til januar, så vær så opmærksom på, at din generelle hovedbog dato er sat til januar.
Indtast dine generelle hovedbogsposter i dit generelle ledermodul i henhold til din brugervejledning til regnskabssoftware.
Udskriv en rapport af dine ikke-bogførte generelle hovedbogsposter. Prooflæse dine generelle hovedbogsposter, kontrol med dit regneark (og tilføj maskinbånd, hvis det er nødvendigt), du allerede har forberedt. Foretag eventuelle nødvendige rettelser til dine generelle poster. Forlad ikke til hovedbogen endnu.
Lav en computer backup af dine generelle storbogata. Mærk din generelle storbogsdata backup klart og gem den på et sikkert sted.
Indsend dine generelle hovedbogsposter i henhold til din brugervejledning til regnskabssoftware. Udskriv en komplet oversigt over de poster, du har indsendt til din hovedbog. Gem disse i de relevante filer eller storbogbøger som en del af dine permanente regnskaber.
Tips
-
Du skal altid dokumentere alle indlæg, du sender til generaldirektøren, grundigt, da du aldrig kan være sikker på, at du vil være tilgængelig for at forklare dine generelle hovedbogsposter senere. Gem din dokumentation sikkert som en del af dine permanente regnskaber. Hvis du ikke bruger en computer, men i stedet gør din regning kun på papir, skal du manuelt registrere eller indsende de generelle bogføringsposter præcist i dine bøger i et generelt accepteret regnskabsformat, og sørg for at opdatere saldoen på alle berørte konti. Du skal altid dokumentere dine hovedbogsposter grundigt og gemme dine regnskaber på et meget sikkert sted.
